Para quem está à frente do próprio negócio ou assumiu cargo de gerência de algum time, é fácil perder-se na gestão de tarefas. Não por menos, são muitos processos e etapas, que dependem do trabalho de terceiros ou que pareciam ser mais simples do que realmente eram.
Porém, organizar sua rotina e dos demais, pode ser menos complexo com o auxílio de softwares que gerenciamento. Isso não lhe faz menos competente, apenas poupa tempo e lhe permite focar esforços em tarefas que só você pode fazer.
Tanto freelancers quanto gerentes de equipe precisam ter um painel à vista com os afazeres do dia, semana e mês, todos com o foco no objetivo final. Mas lembre-se de que, espalhar tudo isso em vários programas também não é a melhor da estratégias. Portanto, é importante escolher uma ferramenta para ser o seu guia exclusivo de trabalho.
Claro, essa não é uma regra inquebrável. Algumas pessoas optam por agendas virtuais, aplicativos de comunicação e sistemas para visualização do andamento das tarefas. Muitos tendem a duplicar esses softwares para as atividades pessoais também, o que pode não ser tão funcional para quem trabalha como freelancer.
Manter-se focado em suas tarefas profissionais não é simples, principalmente para quem passa por todas as distrações que o home office oferece. Por isso, quanto mais organizadas e bem distribuídas em um cronograma as atividades estiverem, melhor será o seu desempenho. Para isso, separamos uma lista com 5 ferramentas que pode lhe ajudar com a gestão de tarefas. Acompanhe conosco!
Trello
O trello já é um velho conhecido para muita gente. Essa é uma excelente ferramenta para organização do trabalho e identificação rápida dos afazeres concluídos, iniciados, em andamento e atrasados.
Não há segredo para utilizar o Trello, a ferramenta é bastante intuitiva e simples. Claro, é comum levar alguns dias para acostumar-se com a novidade, assim como toda ferramenta de trabalho. Contudo, a própria plataforma oferece aulas e tutoriais por vídeos muito educativos. Basta ser paciente e entender que aprender leva tempo.
Mesmo que encontre algumas dificuldades, insita. Vale a pena contar com o auxílio do Trello, uma ferramenta com excelentes recursos gratuitos e que colabora, também, para a melhora do trabalho em equipe. Usando a plataforma, é possível adicionar membros e criar quadros de tarefas, marcando quem são os responsáveis por aquela função. Muito mais clareza e objetividade no dia a dia.
Slack
Para quem já possui uma ferramenta de gestão de tarefas, mas precisa de um facilitador para a comunicação da companhia, o Slack é uma excelente opção. Escolher aplicativos que misturam conversas pessoais com profissionais não é o mais indicado, justamente pelas distrações que podem surgir ao abrir o aplicativo para trabalhar.
O Slack é um bate papo empresarial, com envio de mensagens ágil e em grupo. Também é possível fazer chamadas de vídeo e áudio pela ferramenta, convidando vários usuários de diferentes grupos.
As conversas também podem acontecer individualmente e em equipes maiores, ficando de acordo com a sua personalização. O recurso de envio de imagens e vídeos sem perda na qualidade também está integrado aos benefícios do aplicativo.
Assim como no WhatsApp, você cria canais de comunicação para setores específicos da companhia, como marketing, produção e vendas. A versão gratuita da ferramenta é excelente e, com certeza, pode agregar bastante à comunicação da sua empresa.
RunRun.it
O RunRun.it é dedicado especialmente para gerenciar as horas gastas nas tarefas. Dessa maneira, você consegue identificar em quais funções você e os colaboradores dedicam mais tempo para concluir. Assim, fica fácil compreender onde o líder deve oferecer apoio para aumento da produtividade.
O teste gratuito funciona por 14 dias, depois disso, o investimento resultará na aquisição de uma ferramenta que também funciona como gerenciador de tarefas e envio e recebimento de arquivos. Também é possíevel comunicar-se pelo RunRun.it e tomar decisões por lá, comunicando toda a equipe de uma só vez.
Asana
Já ouviu falar em Kanban? Acredito que sim. O Asana é um software baseado nessa metodologia, o que garante certa familiaridade para muita gente, adiantando a curva de aprendizado da ferramenta.
Diferentemente do Trello, o Asana tem foco na cronometragem do tempo das atividades e não, necessariamente e apenas, na gestão de tarefas. Com o uso do software, é possível definir metas e o tempo para que sejam concluídas.
O Asana funciona muito bem para quem procura por aumento na produtividade pessoal e do time e na localização de falhas nos processos, mapeando os motivos de atrasos nas entregas e não atingimento de metas. Mesmo com tantos benefícios, o sistema também é gratuito. Ou seja, vale a pena avaliar a implementação do programa. Que tal?
Evernote
Essa também é uma das opções escolhidas a dedo para entrar em nossa lista de boas ferramentas que auxiliam na gestão de tarefas. O Evernote pode ser usado, principalmente, para registrar novas informações, salvar textos e arquivos que podem ser visualizados, ao mesmo tempo, por vários usuários.
Um dos motivos que o fazem tão popular é a função de pesquisa na localização de dados na página. O programa pode ser usado para arquivar documentos, fotos e vídeos sem pesar a memória do seu computador, já que o armazenamento é feito em nuvem. A grande diferença entre a versão paga e gratuita está exatamente aí, na quantidade de espaço para salvamento de dados.Depois de detalharmos bem as funcionalidades de cada uma das ferramentas, decidiu qual delas pode colaborar com a gestão de tarefas no seu trabalho e da equipe? Não tenha pressa! Você pode ler mais sobre como simplificar a sua rotina de trabalho no blog da QRPoint. Estamos esperando você!
