Antes de mais nada, a nova Portaria 671, divulgada pelo Diário Oficial, em 8 de novembro de 2021, foi criada para modernizar e atualizar algumas regras da Carteira de Trabalho, Previdência Social e Controle de Ponto.
Em relação ao controle de ponto, a Portaria 671 é uma norma que substitui outras duas portarias: 373 e 1510. Em resumo, ela visa regulamentar as relações de trabalho, políticas públicas e, claro, a legislação trabalhista.
Entretanto, diante dos 401 artigos, estão pontos importantíssimos que são direcionados para as organizações que fazem o controle de jornada dos colaboradores com o controle de ponto eletrônico.
Quer saber o que tudo o que a Portaria 671 diz sobre a jornada de trabalho e os sistemas de controle de ponto? Acompanhe este artigo e aproveite a leitura!
O que é a Portaria 671?
Como foi dito anteriormente, a Portaria 671 tem como principal objetivo regulamentar quatro pontos, que são:
- relações de trabalho;
- legislação trabalhista;
- políticas públicas;
- inspeção do trabalho.
Dentre esses pontos, uma das mudanças mais importantes é a revogação das portarias anteriores a ela, como: portarias 373 e 1510. As duas portarias estão diretamente relacionadas com o controle de ponto eletrônico.
Além disso, existem algumas regras relacionadas a diversas previsões legais, tais como: carteira de trabalho, aprendizagem profissional, registro de empregados, entre outras.
Como funciona a Portaria 671?
À primeira vista, a Portaria 671 consolida diversas normas trabalhistas infralegais, juntamente com o Decreto nº 10.854. Inclusive, ambos foram publicados e divulgados em novembro de 2021 pelo Ministério do Trabalho e Previdência.
Além disso, eles trazem alterações na legislação trabalhista, relações de trabalho e revisam as normas de fabricação do Sistema de Controle de Ponto Eletrônico.
Portaria 671 e o Marco Regulatório Trabalhista Infralegal
Em primeiro lugar, a Portaria 671 está diretamente relacionada com o Marco Regulatório Trabalhista Infralegal, para que você entenda melhor, vamos explicar tudo sobre a portaria e o decreto.
A princípio, você já deve ter reparado que a legislação trabalhista é composta por diversas leis, normas, portarias, decretos e súmulas, certo? Pois então, nem sempre as leis são suficientes para determinar como um direito deve ser feito na prática. Por isso, surgem as normas infralegais.
Ou seja, as normas infralegais servem para regulamentar tudo aquilo que já está na lei. Como você pode observar, com o termo “Infralegal” já é notável que ele é subordinado à lei.
Normalmente, os decretos e portarias possuem termos mais específicos e expressivos para determinar como um direito deve ser exercido na prática. Então, na verdade um decreto não pode:
- elaborar uma nova lei;
- diminuir um direito trabalhista.
Dessa forma, ele se encaixa como um suporte para a legislação. Mas afinal, qual é a relação do Decreto nº 10.854 com a Portaria 671?
No caso, o Decreto nº 10.854 serve para organizar um programa que simplifica, desburocratiza e consolida todos os decretos e portarias, ou seja, ele compila os temas e revoga as normas infralegais.
Por outro lado, a Portaria 671 serve para complementar o decreto, pois traz novas regras relacionadas aos temas abordados no decreto. Daqui a pouco você saberá quais são esses temas, para isso, continue a leitura!
Portaria 671 x Portarias 373 e 1510
De antemão, as Portaria 373 e 1510 são normas criadas para regulamentar os sistemas de controle de ponto alternativos, incluindo o sistema de controle de ponto eletrônico.
No entanto, a Portaria 671 foi criada para revogar ambas as portarias, que antes eram como referências para a regulamentação do controle de ponto eletrônico, que também regulamenta o registro alternativo.
A partir dessa nova norma infralegal, o uso de Controle de Ponto Alternativo e Eletrônico foram liberados para uso, das seguintes formas:
- por convenção;
- por acordo coletivo.
Mas afinal, quais foram as mudanças da Portaria 671 em relação ao controle de ponto?
No caso, a Portaria 671 definiu que apenas três tipos de controle de ponto podem ser utilizados, entenda!
REP-P – Registrador Eletrônico de Ponto por Programa
O Registrador Eletrônico de Ponto, também conhecido como REP-P é uma nova divisão elaborada pela Portaria 671. Mas o que isso quer dizer?
Pois bem, esse tipo de registrador está relacionado aos programas de plataformas, como por exemplo, os softwares de ponto que funcionam através de tratamento de ponto e os coletores de marcações.
Dessa forma, a legislação diz que o REP-P deve ser certificado no programa de computador, ou seja, no Instituto Nacional de Propriedade Industrial e, também pode ser executado em nuvens ou servidores.
Além disso, o REP-P precisa emitir o AFD, também chamado de Arquivo de Fonte de Dados e o comprovante de registro do trabalhador, impresso ou em forma digital, no formato PDF.
Para você entender melhor, saiba o que diz o artigo 80 da portaria 671/21:
“Parágrafo único. Caso o comprovante de registro de ponto do trabalhador tenha o formato eletrônico:
I – o arquivo deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente conforme art. 87 e art. 88;
II – ao trabalhador deve ser disponibilizado, por meio de sistema eletrônico, acesso
ao comprovante após cada marcação, independentemente de prévia solicitação e autorização;
III – o empregador deve possibilitar a extração, pelo empregado, dos comprovantes de registro de ponto das marcações realizadas, no mínimo, nas últimas quarenta e oito horas.”
REP-A – Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo
O Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo, também chamado de REP-A, é o sentido contrário do anterior. Dessa forma, as informações de registro de ponto devem ser armazenadas fielmente, ou seja, não é possível fazer alterações e muito menos solicitações de ajustes.
Além disso, como qualquer outro controle de ponto, o REP-A não pode fazer restrições de horários. Ademais, esse modelo de controle de ponto também precisa emitir o AFD e quando for solicitado pelo auditor, a empresa precisa emitir uma assinatura eletrônica, contendo um certificado digital válido.
REP-C – Registrador Eletrônico de Ponto Convencional
Por fim, temos esse sistema que já é bem conhecido por todos, que é o relógio de ponto tradicional, o físico.
Além disso, existem outras mudanças da Portaria 671, veja só:
No artigo 93, da Portaria 671, diz que o controle da jornada de trabalho do colaborador, mesmo feita manualmente, precisa ser verdadeira, ou seja, não é aceitável fazer apenas o controle de ponto britânico.
“Art. 93. O registro manual deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, vedada a mera assinalação do horário contratual, salvo a possibilidade de pré-assinalação do período de repouso, autorizada pelo art. 74, § 2º, do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943 – CLT.”
Além disso, no Artigo 94 da Portaria 671, também diz que:
“Art. 94. O registro mecânico deve espelhar a real jornada praticada pelo trabalhador, registrada por processo mecânico que consigne as marcações de ponto de forma impressa e indelével, em cartão individual, sendo permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Portanto, a Portaria 671 regulamenta que as duas formas de controle de ponto podem ser feitas através do registro de ponto por exceção e, para isso é necessário:
- realizar um acordo individual escrito;
- fazer um convenção coletiva;
- ou fazer um acordo coletivo de trabalho.
Além de tudo, essas necessidades não se adequam para o REP-P.
Substituição de Informação do Arquivo AFD
Antes de mais nada, os arquivos AFDT (Arquivo de Fonte de Dados Tratadas) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais), deixam de existir na Portaria 671.
No entanto, agora possui um modelo chamado Arquivo AFD, que já constava no Anexo I, da Portaria 1510. No caso, o novo modelo está no Anexo V da Portaria 671, veja quais são as configurações que esse novo arquivo deve ter, segundo a Portaria 671:
ARQUIVO FONTE DE DADOS – AFD
“O AFD deve:
1. Apresentar o formato predeterminado neste anexo.
2. Apresentou-se no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.
3. Apresentou-se com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.
4. Ordenar os registros pelo Número Sequencial de Registro – NSR.
5. Não conter linhas em branco.
6. Os tipos dos dados nos campos podem ser:
1. N: numérico;
2. A: alfanumérico;
3. D: data, no formato “AAAA-MM-dd”, onde:
4. AAAA: ano;
5. MM: mês;
6. dd: dia do mês; e
7. DH: data e hora, no formato “AAAA-MM-ddThh:mm:00ZZZZZ”, onde:
8. AAAA: ano;
9. MM: mês;
10. dd: dia do mês;
11. T: fixo com valor “T”;
12. hh: hora (00 a 23);
13. mm: minutos (00 a 59);
14. 00: segundos (fixos com valor “00”);
15. ZZZZZ: fuso horário, onde o primeiro dígito representa o sinal (positivo ou negativo) e os outros quatro dígitos representam a hora e os minutos.
16. O preenchimento dos campos deve se iniciar pela esquerda e as posições não utilizadas devem ser preenchidas com espaço.
17. Para os registros dos tipos “1” a “5” deve ser gravado o Código de Verificação de Redundância, utilizando o CRC-16 (Cyclic Redundancy Check) do registro.
18. O registro do tipo “7” deve utilizar o padrão SHA-256 (Secure Hash Algorithm – 256 bits) na geração do campo nº 8 (código hash).
19. Ser nomeado pela junção da palavra “AFD” com:
1. para o REP-C: número de fabricação do REP, CNPJ/CPF do empregador e “REP-C”;
2. para o REP-A: CNPJ/CPF do empregador e “REP-A”; e
3. para o REP-P: número de registro no INPI, CNPJ/CPF do empregador e “REP- P”.“
Outras Informações
Além de tudo, existem alguns dados dentro dos relatórios dos tipos de registro que foram alterados. No caso, não só os dados do empregador que serão pedidos no arquivo AFD, mas também os dados do fabricante. Então, o campo que poderia ser colocado o PIS, agora pode colocar o CPF.
No registro do tipo 1, por exemplo, eram compostos 11 espaços para preenchimento dos dados, na Portaria 671, aumentou para 15, justamente por ter unificado as formas de registro de ponto, veja algumas informações que precisam ser acrescentadas:
- n° de fabricação, no caso de REP-C;
- número do processo do último acordo ou convenção coletiva depositado, no caso de REP-A (caso não haja, informar “99999999999999999”);
- n° de registro no INPI, no caso de REP-P;
- Versão do Leiaute do AFD;
- CR6-16 no registro.
Além disso, conforme os modelos apresentados na Portaria, os formatos REP-C E REP-A são do “tipo 3” e o REP-P do “tipo 7”
O que é o Código Hash?
A princípio, o código Hash é um fator incomum que precisa ser colocado no relatório AFD. Dessa forma, este algoritmo garante a integridade do documento eletrônico, provando que ele não foi alterado.
Além disso, no caso do arquivo AFD, o código Hash inserido é o SHA256, pois ele possui um alto nível de segurança.
Novo Arquivo AEJ na Portaria 671
Muitas pessoas não sabem, mas uma das principais novidades da portaria é o Arquivo Eletrônico de Jornada, conhecido como AEJ. Assim como o AFD, ele possui algumas regrinhas:
ARQUIVO ELETRÔNICO DE JORNADA – AEJ
“O AEJ deve:
1. Apresentar o formato predeterminado neste anexo.
3. Apresentar-se no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1.
4. Apresentar-se com cada linha correspondente a um registro, terminando com os caracteres 13 e 10, respectivamente, da tabela ASCII da norma ISO 8859-1.
5. Cada linha do arquivo digital representará um registro e deve conter os campos que estão no leiaute definido para o registro. Ao final de cada campo, com exceção do último campo do registro, deve ser inserido o caractere delimitador “|” (pipe ou barra vertical).
6. Não conter linhas em branco.”
Além disso, contém outras informações previstas na Portaria 671.
Quais são as principais mudanças feitas pela Portaria 671?
Como dissemos anteriormente, a Portaria 671 é bem extensa, ou seja, possui diversos assuntos para serem abordados, por isso, separamos os principais para você, entenda!
Carteira de Trabalho e Registro dos Empregados
Sem dúvidas, não tem como falar da carteira de trabalho sem mencionar o registro dos empregados. No entanto, a Portaria 671 revela todas as informações sobre quais dados devem ser passados a cada contratação e quais são os prazos, pois antes as empresas faziam uma série de anotações na carteira de trabalho dos colaboradores.
O Parágrafo 1 do Artigo 15, diz que:
“§ 1º O envio das informações previstas e prazos estabelecidos no art. 14 dispensa o reenvio para fins de anotação na CTPS.”
Com a Lei da Liberdade Econômica, a CTPS já tinha sofrido alterações, agora, a nova Portaria 671 apenas revogou as informações já existentes.
Aprendizagem Profissional
A Portaria 671, por sua vez, faz previsões com mais de 87 novos artigos referente aos jovens aprendizes, em relação às férias, salário, jornada de trabalho, entre outros.
Além disso, a nova Portaria revogou a Portaria 723/12, que abordava assuntos sobre o Cadastro Nacional de Aprendizagem Profissional.
Além dessas, na Portaria 671, são abordados diversos outros temas que relacionam o setor de recursos humanos e departamento pessoal.
Portaria 671 e o Programa de Tratamento de Registro de Ponto
Primeiramente, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto é um conjunto de rotinas informatizadas que trata todos os dados do controle de entrada e saída dos colaboradores, além de estarem contidas no AFD.
Então, esse programa é responsável por gerar o Relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ), os quais possuem todos os requisitos necessários na Portaria 671.
O Relatório de Espelho de Ponto Eletrônico deve ter os seguintes fatores:
“Art. 84. O relatório Espelho de Ponto Eletrônico gerado pelo programa de tratamento de registro de ponto deve conter, no mínimo, as seguintes informações:
I – identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
II – identificação do trabalhador contendo nome, CPF, data de admissão e cargo/função;
III – data de emissão e período do relatório Espelho de Ponto Eletrônico;
IV – horário e jornada contratual do empregado;
V – marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto; e
VI – duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido, se for o caso).”
Portaria 671 e LGPD
Antes de mais nada, a LGPD, resumidamente, estabelece algumas regras de armazenamentos e compartilhamentos de dados pessoais, ou seja, ela da um suporte para que essas informações sejam mais seguras.
Dessa forma, a nova Portaria deixa exposto que todos os fabricantes de sistemas de ponto precisam estar adequados à LGPD. Você pode ver essa informação na íntegra na Portaria 671, que diz:
“Art. 101. O empregador e as empresas envolvidas no tratamento dos dados devem observar as disposições da Lei nº 13.709, de 14 agosto de 2018 – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.”
Afinal, como todos sabem, os sistemas de controle de ponto lidam com dados muito sensíveis e é muito importante que isso tenha se tornado uma regra.
Dúvidas frequentes sobre a Portaria 671
Por última mas não menos importante, para você sanar por completo todas as dúvidas sobre a Portaria 671, preparamos as respostas das perguntas mais frequentes, confira abaixo:
A Portaria 671 já entrou em vigor?
A resposta para essa pergunta é SIM, a portaria 671 já tem uma parte ativa desde dezembro de 2021, já a outra parte começa a valer a partir de fevereiro de 2022. Confira o que a lei diz sobre:
- Seção IV do capítulo V e ao capítulo XVIII, entrará em vigor em 10 de fevereiro de 2022.
- Os demais entram em vigor a partir de 10 de dezembro de 2021.
Qual é o prazo que as empresas têm para se adequar a nova Portaria 671?
No caso das fabricantes de relógio de ponto, elas possuem um prazo até o dia 10 de fevereiro para aderir por completo às regras da nova portaria.
Já no caso dos empregadores, eles têm o mesmo período para fazer a verificação do sistema de ponto e garantir que está ativo conforme as novas regras da portaria 671.
Por fim, para o programa de tratamento o prazo é de um ano contando a partir da data de publicação da portaria.
Pode utilizar qualquer programa em nuvem para fazer o Controle de Ponto?
Neste caso, não! Apenas os programas específicos de ponto podem ser utilizados. Isso se todos estiverem dentro do que a portaria estabelece, depois de todas as auditorias e certificações.
Como saber se o meu registro de ponto se adequa a Portaria 671?
Essa informação é muito importante, e é fundamental que o fornecedor do registro de ponto da sua empresa aborde essa questão com você. E como já dissemos anteriormente, todas as máquinas de registro de ponto devem estar adequadas dentro das instruções da portaria 671 até o dia 10 de fevereiro de 2022. Obedecendo cada categoria de REP.
Todas as empresas que ainda não estiverem adequadas até o prazo proposto, não estarão em conformidade com a nova lei e por isso, a empresa pode sofrer penalidades junto à justiça trabalhista.
Como escolher o melhor Sistema de Controle de Ponto?
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A QR POINT se adequa à nova Portaria 671?
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