Sabemos que o ambiente de trabalho envolve diversas informações e documentações, não seria diferente para as rotinas de contabilidade, onde o cuidado precisa ser redobrado pelos profissionais desse setor.
Isso porque cada cliente possui as suas próprias demandas e exigências e para que tudo ocorra em conformidade com as necessidades de cada empresa e com a lei, é preciso desenvolver uma rotina contábil organizada.
Além disso, nas rotinas de contabilidade é muito comum demandas que envolvam análises financeiras, balanços, demonstrações de resultados, controle de caixa e análises de lucro. Ou seja, ficou ainda mais visível a importância desse trabalho e a responsabilidade que o profissional da área tem, né?
Por isso, hoje preparamos um conteúdo cheio de informações e dicas para manter as rotinas de contabilidade do seu negócio em dia com a legislação. Quer ver?
- O que são as rotinas de contabilidade?
- Como funcionam as rotinas de contabilidade?
- Qual a importância das rotinas de contabilidade para as empresas?
- Quais são os processos mais comuns das rotinas de contabilidade?
- Como lidar com todas as responsabilidades das rotinas de contabilidade?
- Quais são os principais desafios das rotinas de contabilidade?
- Como organizar as rotinas de contabilidade de uma empresa?
Vamos lá?
O que são as rotinas de contabilidade?
Como dissemos anteriormente, as rotinas de contabilidade envolvem uma série de atividades e é muito importante que o profissional responsável pelo setor fique atento à todas elas, olha só:
- Relatórios de lucros de prejuízos;
- Balanços financeiros;
- Controle de caixa;
- Demonstração de resultados;
- Entre outras atividades.
Além disso, a regra funciona para qualquer tipo de empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. As rotinas de contabilidade precisam estar presentes dente o planejamento de abertura do seu negócio até o momento de estabilidade da organização.
É válido dizer que é comum que as demandas de contabilidade da empresa variam de acordo com as suas necessidades e processos, entretanto, como dito anteriormente, existem atividades que fazem parte da rotina de todas elas.
E é exatamente sobre isso que falaremos no próximo tópico, fique atento!
Como funcionam as rotinas de contabilidade?
Os processos das rotinas de contabilidade são básicos e se relacionam entre si. Ou seja, para cada execução, exige que a anterior tenha finalizado. Por isso, agora vamos te contar como funcionam as atividades desse setor:
Escrituração de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas
Uma das atribuições mais importantes de um contador são os registros de todos os dados e documentos gerados por uma organização.
Desse modo, é responsabilidade da empresa o envio periódico de notas fiscais, contratos, boletos pagos, extratos e outros documentos necessários para o balanceamento mensal.
A partir desta entrega, o contador poderá implementar todos eles em um sistema da contabilidade e ali, reunir e controlar todos os dados necessários para a rotina de uma organização.
Cumprimento de obrigações acessórias
Outro ponto fundamental para as rotinas de contabilidade é o envio das obrigações acessórias da organização contratante. Você deve estar se perguntando quais são essas documentações, né? Observe então:
- Sped fiscal;
- DCTF;
- Apuração do simples nacional;
- entre outros documentos.
Portanto, podemos dizer que a periodicidade desse trabalho varia muito, Ela pode ser tanto mensal e anual ou só quando houver movimentações da empresa contratante.
Apuração de tributos e emissão de guias
Após realizar a tarefa anterior, o contador poderá efetuar toda a apuração dos tributos da respectiva empresa, com base em algumas definições como regime da tributação, por exemplo.
Ao concluir essa etapa, ele passa a gerar as guias dos órgãos tributantes, sejam em seus próprios sistemas ou em páginas da internet.
Elaboração de demonstrações contábeis
Além das atividades citadas acima, as rotinas de contabilidade ainda contam com as emissões de demonstrações contábeis. Elas são importantes tanto para servir como fonte de informações quanto para atender às regras da legislação.
Abaixo, vamos te mostrar alguns exemplos de demonstrações contábeis, veja só:
- Balanço Patrimonial;
- Demonstração de resultados;
- Fluxo de caixa;
- DMPL;
- Entre outras.
Além disso, se permitido, o contador responsável pela sua empresa, também pode emitir outros tipos de demonstrações contábeis personalizadas para a organização em questão, de acordo com as necessidades.
Emissão de relatórios
Por último mas não menos importante, os relatórios adicionais são os documentos que o contador da sua empresa pode imitar caso seja autorizado, são eles: Faturamento, relação de empregadores, entrada de notas fiscais.
Nesse momento, é muito importante que os contadores tenham muita atenção. Pois esse é um trabalho muito complicado e que exige muito profissionalismo. Por isso, para entender o quão fundamental é esse setor, acompanhe o próximo tópico.
Qual a importância das rotinas de contabilidade para as empresas?
Você sabia que a contabilidade é a principal fonte de informação para o seu negócio? Isso porque o contador é responsável por coletar todos os dados e documentações gerados dentro da sua empresa diariamente e transformá-los nas informações que o seu negócio precisa.
Uma das maiores falhas do mercado empresarial é, justamente, não entender o quão fundamental esses profissionais são para qualquer organização. E é um fato dizer que muitas empresas até contam com os serviços de contabilidade, mas não sabem absorver da maneira correta.
Desse modo, as rotinas de contabilidade dentro de uma organização acabam não acontecendo de forma produtiva, e o que deveria contribuir para a assertividade das decisões fica em segundo plano.
Além disso, o contador também é o responsável por agilizar uma série de obrigações acessórias, isso porque sem que elas sejam feitas o seu negócio corre risco de sofrer graves penalidades, como multas, bloqueios e incidência de juros.
Quais são os processos mais comuns das rotinas de contabilidade?
Nós já explicamos acima como funcionam as rotinas de contabilidade, agora vamos te mostrar como são os processos dessa rotina, além de como eles são básicos, basta ter atenção ao realizá-los. Confira a seguir:
Escrita fiscal
Esse é o momento que se inicia as operações de contabilidade de qualquer escritório desse segmento. Ou seja, o departamento de escrita fiscal é o responsável pelo registro de todas as notas fiscais da empresa, tanto a de entrada quanto a de saída.
Além disso, a escrita fiscal também é responsável por preparar os livros fiscais de cada empresa, elas são exigidos pela legislação para a validação das retenções de impostos e tributos, além de contribuições excedentes sobre as notas fiscais
Protocolo
Os protocolos são a base de todos os processos de contabilidade. É nele que as documentações que estão em responsabilidade do escritório são organizadas e identificadas.
Além disso, essa identificação deve ser feita da maneira mais ágil possível assim que for solicitada pela empresa em questão. Além disso, o setor de protocolos é o responsável por distribuir toda a documentação de todos os outros departamentos internamente.
Departamento Pessoal
O departamento pessoal é o responsável por registrar toda a documentação de cada colaborador das respectivas empresas. Nessa tarefa, é fundamental prestar muita atenção pois todos os direitos e deveres devem ser levados em consideração.
Além dos controles admissionais e demissionais,o departamento pessoal também é o responsável por cuidar da folha de pagamento e contracheques mensais de cada trabalhador, além dos cálculos de impostos sobre eles.
Departamento contábil
No departamento contábil ocorre toda a consolidação das informações relacionadas às rotinas de contabilidade da empresa. O profissional desse setor tem a autonomia de inserir as informações necessárias aos relatórios contábeis, além de apresentar as possíveis diferenças tributárias.
Como lidar com todas as responsabilidades das rotinas de contabilidade?
Agora que nós já sabemos que são inúmeras as demandas das rotinas de contabilidade, sabemos também que otimizar essas tarefas pode ser uma boa saída para simplificar o dia a dia do contador.
Ou seja, automatizar alguns processos pode ser fundamental para o desenvolvimento e crescimento das empresas, além de contribuir com a organização da rotina deste setor. Abaixo iremos de mostrar os principais aspectos:
Documentação
É fundamental a separação e organização adequada das documentações para agilizar a rotina contábil. Essa prática pode facilitar muito o departamento de recursos humanos no momento de realizar alguma consulta. Pagamentos de fornecedores ou de clientes, por exemplo.
Lista de tarefas
Espalhar post-its e lembretes por computadores ou mesas de trabalho pode ser uma boa saída, mas uma melhor ainda é organizar as famosas listas de tarefas, isso porque elas podem ser acompanhadas com mais assertividade e facilidade.
Além disso, uma dica fundamental é criar essa lista todas as manhãs, além de estipular um tempo médio para a realização de cada tarefa durante o dia.
Agenda de reuniões
Agendar reuniões também é uma ótima prática se organizadas corretamente para as rotinas de contabilidade. É indicado que elas sejam previamente agendadas em horários fixos para que funcionem de maneira assertiva.
Desse modo, podemos dizer que manter uma rotina de contato com os seus clientes é uma forma de otimizar muitos processos e evitar retrabalhos.
Software de gestão
Utilizar as tecnologias a favor dos trabalhos diários de um contador também é uma opção muito vantajosa para o setor, que tem cada vez mais softwares de automatização.
Esse tipo de ferramenta permite que os processos fiquem padronizados, economizando tanto o tempo quanto esforço dos profissionais que realizam essas atividades, além de evitar erros humanos como acontece com frequência em trabalhos manuais.
Capacitação profissional
Por último, mas tão importante quanto, capacitar os profissionais constantemente é fundamental. E isso não é só um estratégia para manter os contadores por dentro das novidades tecnológicas, mas também como investimento na própria rotina contábil que sofre interferência direta das inovações
Muita coisa né? Mas não para por aí! Existem muitos desafios no dia a dia de uma contabilidade e por isso, vamos te contar tudo sobre o assunto no próximo tópico.
Quais são os principais desafios das rotinas de contabilidade?
As rotinas de contabilidade exigem muitos processos e passar por todos eles sem que ocorra nenhum imprevisto é uma tarefa muito difícil. Entretanto, é possível prever alguns obstáculos e solucioná-los antes de que grandes problemas aconteçam.
Sendo assim, ao planejar a rotina contábil é fundamental que o profissional consiga prever possíveis obstáculos, pois isso pode facilitar de enfrentar as adversidades sem que precise remanejar o que já havia sido planejado.
Em primeiro momento, é preciso entender que um escritório contábil possui uma rotina para cada empresa contratante, ou seja, por mais que sejam organizadas as demandas do próprio escritório pode existir um cliente que exige mais atenção no processo.
Por isso, manter sempre uma rotina equilibrada dentro de um escritório de contabilidade não é apenas uma obrigação, mas um desafio também. Isso porque existem muitas atribuições e afazeres que se não feitos, por exemplo, podem causar grandes prejuízos a uma empresa.
Portanto, podemos concluir que o principal desafio de um escritório de contabilidade é manter sempre uma equipe de trabalho organizada, entrosada e alinhada com as demandas diárias.
Pensando nisso, o próximo tópico separamos um passo a passo de como manter uma rotina de trabalho organizada na contabilidade. Veja só!
Como organizar as rotinas de contabilidade de uma empresa?
Depois de entender melhor tudo sobre uma boa rotina de contabilidade, separamos algumas dicas de como manter o dia a dia do setor contábil organizado mesmo com tantos processos e documentações.
Confira o passo a passo logo abaixo:
Realize a departamentalização
Uma equipe de trabalho do setor contábil está acostumada com rotinas e demandas intensas, o que de certa forma, já é natural para os escritórios. Entretanto é necessário que exista uma divisão de tarefas.
Para empresas de médio e grande porte essa prática já faz parte de seus processos, mas para os escritórios que estão começando é essencial que tenham noção do quão importante é a departamentalização.
Essa prática pode facilitar a rotina e acabar com possíveis confusões da realização de tarefas diárias. Além de ser possível mensurar a produtividade e o desempenho dos colaboradores.
Essa divisão pode ocorrer, por exemplo, da seguinte forma:
- Contabilidade;
- RH;
- Fiscal;
- Arquivo;
- Financeiro
É muito provável que realizando a departamentalização dessa forma a sua empresa consiga atingir muito sucesso.
Faça uma limpeza
Qualquer boa organização começa por uma limpeza. Em uma empresa isso não é diferente!
É necessário descartar documentos que não podem mais ser utilizados, contas de energia pagas há mais de cinco anos, são exemplos disso. Após o processo de descarte, chegou o momento de categorizar.
Ou seja, separar cada cliente por pastas individuais, sejam elas físicas ou digitalizadas. Além disso, vale separar também documentos que precisam ser arquivados ou trabalhos que ainda foram concluídos.
Use calendários colaborativos
Outro método que pode contribuir muito para as rotinas de contabilidade, é o uso de calendários. Neles, o contador pode organizar todas as atividades de um dia de trabalho e não correr o risco de deixar algo para trás.
Sendo assim, o maior objetivo de organizar as demandas num calendário é garantir que todos os compromissos sejam cumpridos dentro dos prazos estabelecidos.
Uma dica que pode funcionar bem dentro da sua empresa, é deixar que os profissionais tenham autonomia para planejarem as próprias rotinas de acordo com cada departamento e o tipo de demanda.
Adote o uso da tecnologia
A utilização de softwares para auxiliar no desenvolvimento de demandas tem sido cada vez mais presentes dentro das organizações, no setor contábil não seria diferente.
Isso porque todos os processos que passam a ser automatizados exigem menos tempo da equipe de trabalho. Além disso, com um bom software de gestão é possível garantir menores erros em prazos, por exemplo.
Por isso, ter ferramentas que auxiliam no desempenho da equipe pode contribuir muito para os resultados positivos da empresa e evitar possíveis dores de cabeça por erros bobos, mas que são comuns em rotinas intensas de trabalho.
Como o QRPoint pode contribuir para a sua empresa?
Agora que você já sabe tudo sobre as rotinas de contabilidade, entenda como a QRPoint pode ser uma ferramenta indispensável para o seu negócio.
Chegamos para garantir que sua empresa siga todas as normas da legislação, e para isso acontecer é necessário um sistema de controle de ponto com muita qualidade!
Dessa forma, garantimos que a equipe de RH da sua empresa trabalhará primordialmente na gestão de pessoas, pois cuidar do bem estar dos seus colaboradores faz toda diferença no desenvolvimento e produtividade da rotina de trabalho.
Isso só é possível porque a QRPoint cuida de todos os processos para você, oferecendo diversas vantagens aos seus colaboradores, como a possibilidade do controle de ponto online. Além disso, garantimos que tudo aconteça dentro do que a lei estabelece.
No entanto, somos um software de controle de ponto online que além de permitir o registro de ponto em qualquer localização, também colaboramos para que a sua empresa cumpra todas as responsabilidades trabalhistas.
É possível que em nosso sistema de controle de ponto sejam lançadas as informações sobre faltas, saldos negativos de horas trabalhadas, e até mesmo as horas extras de seus funcionários.
Ademais, você pode evitar que possíveis falhas humanas aconteçam no RH da sua empresa contratando os serviços de controle de ponto da QRPoint. Além de permitir que a gestão de pessoas do seu empreendimento cuide mais dos seus colaboradores.
Sendo assim, contrate a QRPoint como o sistema de controle de ponto online da sua empresa, e garanta a automatização dos processos com a melhor tecnologia de registro de ponto a cada atualização!
Como a QRPoint funciona?
Para dar início, nós fornecemos o registro rápido dos seus colaboradores no software de controle de ponto, reduzindo a dificuldade na hora de adotar o novo sistema.
Uma vez que tudo já estiver nos conformes, você vai poder aproveitar do app do gestor, um dos nossos maiores benefícios.
É através do aplicativo do gestor que você terá acesso a dashboards de indicadores, mostrando todos os colaboradores que estão dentro da organização trabalhando, além daqueles que estão de férias e muito mais!
Portanto, para garantir a estadia do colaborador dentro do local de trabalho, nós usamos os recursos de geolocalização para criar uma cerca digital que garante exatamente onde o ponto online ou o ponto offline está sendo registrado.
E pensando na segurança tanto do colaborador quanto do gestor, o controle de ponto é registrado através do reconhecimento biométrico do profissional. Nós também mantemos o banco de horas de todos os colaboradores, permitindo mudanças nele se necessário.
Entre em contato para tirar qualquer dúvida sobre o nosso sistema de controle de ponto com nossa equipe. Ficou interessado e quer os benefícios do QRPoint na sua empresa? Faça hoje mesmo um teste do controle de ponto gratuito e prove a facilidade de ter o cálculo de horas, adicionais e faltas feito automaticamente.
Não vai perder a oportunidade de automatizar a sua empresa com o melhor software de controle de ponto online, né? Saiba mais sobre o nosso controle de ponto em nosso site!
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O que você perdeu sobre: Gestão Estratégica de Pessoas
A gestão estratégica de pessoas faz parte de um processo de recursos humanos, em que os líderes e gestores precisam avaliar alguns pontos, ou melhor, algumas dificuldades nos colaboradores, que são elas:
- Conhecimentos;
- Habilidades;
- Competências.
Afinal, são essas características que podem prejudicar a produtividade de um time, se não forem bem avaliadas. Ao fazer esta análise, algumas ações estratégicas são definidas para que os funcionários possam contribuir de forma mais eficiente e assertiva com os objetivos da organização.
Portanto, é possível entender que a gestão estratégica de pessoas possui a capacidade de rastrear todos os pontos fracos da organização, ajudando na medição do desenvolvimento e da produtividade da equipe.
Além disso, para resolver esta situação, é importante fazer um planejamento estratégico e fortalecer todos os pontos que foram encontrados, visando o crescimento da empresa. Com isso, será possível melhorar simultaneamente os resultados da equipe e da organização.
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