Rotinas de contabilidade: entenda sua importância e conheça seus processos

A rotina de um escritório contábil envolve um volume alto de informações e documentações, e é justamente por isso que as rotinas de contabilidade precisam de atenção redobrada. Cada cliente tem demandas e exigências próprias e, para que tudo aconteça em conformidade com as necessidades de cada empresa e com a legislação, é essencial desenvolver uma rotina contábil organizada.

Além disso, no dia a dia do escritório é comum lidar com atividades que envolvem análises financeiras, balanços, demonstrações de resultados, controle de caixa e análise de lucro. A responsabilidade é grande e, sem processo, qualquer atraso ou falha vira retrabalho, risco e desgaste com o cliente.

Neste conteúdo, você vai entender:

• O que são as rotinas de contabilidade? 
• Como funcionam as rotinas de contabilidade? 
• Qual a importância das rotinas de contabilidade para as empresas? 
• Quais são os processos mais comuns das rotinas de contabilidade? 
• Como lidar com todas as responsabilidades das rotinas de contabilidade? 
• Quais são os principais desafios das rotinas de contabilidade? 
• Como organizar as rotinas de contabilidade de uma empresa? 

Vamos lá? 

O que são as rotinas de contabilidade (na prática do escritório?

As rotinas de contabilidade envolvem uma série de atividades que garantem o registro, a organização e a consolidação das informações de cada empresa atendida. Entre as tarefas mais comuns, estão:

• Relatórios de lucros de prejuízos;
• Balanços financeiros;
• Controle de caixa;
• Demonstração de resultados.

Essa lógica vale para empresas de pequeno, médio ou grande porte. As rotinas contábeis precisam estar presentes desde o planejamento de abertura do negócio até o momento de estabilidade e crescimento da organização.

É comum que as demandas variem de cliente para cliente, mas existem atividades que fazem parte da rotina de praticamente todos os escritórios. E é exatamente isso que você precisa padronizar.

Como funcionam as rotinas de contabilidade? 

Em escritórios contábeis, as atividades se relacionam entre si. Em muitos casos, uma etapa depende da anterior para ser executada com segurança. Um fluxo básico costuma seguir esta lógica:

1)Escrituração de documentos fiscais, contábeis e trabalhistas 

Uma das atribuições mais importantes de um contador são os registros de todos os dados e documentos gerados por uma empresa. Por isso, é responsabilidade do cliente enviar periodicamente:

• notas fiscais;
• contratos;
• boletos pagos;
• extratos;
• e outros documentos necessários para o balanceamento mensal

Com isso em mãos, o escritório insere as informações no sistema contábil e passa a reunir e controlar os dados necessários para a rotina.

2) Cumprimento de obrigações acessórias

Outro ponto central nas rotinas contábeis é o envio de obrigações acessórias. Exemplos comuns:

• Sped fiscal;
• DCTF;
• Apuração do simples nacional;
• entre outros documentos.

A periodicidade varia bastante. Pode ser mensal, anual ou depender de movimentações específicas do cliente.

3) Apuração de tributos e emissão de guias 

Após a escrituração e conferência das informações, o contador realiza a apuração de tributos com base em definições como o regime de tributação. Ao concluir essa etapa, o escritório gera guias, seja pelo próprio sistema ou em páginas específicas.

4) Elaboração de demonstrações contábeis 

As rotinas também incluem a emissão de demonstrações contábeis, importantes tanto como fonte de informação quanto para atender regras da legislação. Exemplos de demonstrações contábeis:

• Balanço Patrimonial;
• Demonstração de resultados;
• Fluxo de caixa;
• DMPL;
• Entre outras. 

Além disso, se permitido, o contador responsável pela sua empresa, também pode emitir outros tipos de demonstrações contábeis personalizadas para a organização em questão, de acordo com as necessidades. 

5) Emissão de relatórios

Além das demonstrações, o escritório pode emitir relatórios adicionais quando autorizado, como:

• faturamento;
• relação de empregados;
• entrada de notas fiscais.

Nesse momento, é muito importante que os contadores tenham muita atenção. Pois esse é um trabalho muito complicado e que exige muito profissionalismo. Por isso, para entender o quão fundamental é esse setor, acompanhe o próximo tópico. 

Calendário das rotinas contábeis por frequência (para não perder prazo)

Este bloco ajuda a transformar “muita coisa” em rotina previsível:

Diária

• organização e conferência de documentos recebidos;
• checagem de pendências por cliente;
• triagem para cada departamento (fiscal, DP, contábil)

Semanal

• cobrança de documentos que não chegaram;
• conferência de escrituração e lançamentos;
• ajustes antes do fechamento (evita correção em cima do prazo).

Mensal

• escrituração completa da competência;
• apuração de tributos e emissão de guias;
• envio de obrigações acessórias;
• emissão de relatórios e demonstrações (conforme contrato).

Anual

• revisões e consolidações do exercício;
• obrigações anuais (conforme regime e necessidade do cliente);
• planejamento de prazos, ajustes de processo e melhoria da carteira.

Processos mais comuns em escritório contábil (por área)

Para reduzir confusão, muitos escritórios se organizam por áreas. No seu texto, isso já aparecia e vale manter, só com mais clareza.

Escrita fiscal

Esse é o momento que se inicia as operações de contabilidade de qualquer escritório desse segmento. Ou seja, o departamento de escrita fiscal é o responsável pelo registro de todas as notas fiscais da empresa, tanto a de entrada quanto a de saída. 

Além disso, a escrita fiscal também é responsável por preparar os livros fiscais de cada empresa, elas são exigidos pela legislação para a validação das retenções de impostos e tributos, além de contribuições excedentes sobre as notas fiscais

Protocolo 

Os protocolos são a base de todos os processos de contabilidade. É nele que as documentações que estão em responsabilidade do escritório são organizadas e identificadas. 

Além disso, essa identificação deve ser feita da maneira mais ágil possível assim que for solicitada pela empresa em questão. Além disso, o setor de protocolos é o responsável por distribuir toda a documentação de todos os outros departamentos internamente. 

Departamento Pessoal 

O  departamento pessoal é o responsável por registrar toda a documentação de cada colaborador das respectivas empresas. Nessa tarefa, é fundamental prestar muita atenção pois todos os direitos e deveres devem ser levados em consideração. 

Além dos controles admissionais e demissionais,o departamento pessoal também é o responsável por cuidar da folha de pagamento e contracheques mensais de cada trabalhador, além dos cálculos de impostos sobre eles. 

Departamento contábil 

No departamento contábil ocorre toda a consolidação das informações relacionadas às rotinas de contabilidade da empresa. O profissional desse setor tem a autonomia de inserir as informações necessárias aos relatórios contábeis, além de apresentar as possíveis diferenças tributárias. 

Por que as rotinas contábeis são tão importantes para empresas (e para o escritório)

A contabilidade é uma das principais fontes de informação para a empresa. O contador coleta dados e documentos gerados diariamente e transforma tudo isso em informações que apoiam decisões.

Uma falha comum no mercado é ter contabilidade, mas não “absorver” isso da maneira correta. Quando a rotina não é produtiva, o que deveria contribuir para decisões mais assertivas fica em segundo plano.

Além disso, o contador agiliza obrigações acessórias e evita riscos de penalidades, como multas, bloqueios e incidência de juros quando prazos e regras não são cumpridos.

Como lidar com todas as responsabilidades das rotinas de contabilidade? 

Agora que nós já sabemos que são inúmeras as demandas das rotinas de contabilidade, sabemos também que otimizar essas tarefas pode ser uma boa saída para simplificar o dia a dia do contador. 

Ou seja, automatizar alguns processos pode ser fundamental para o desenvolvimento e crescimento das empresas, além de contribuir com a organização da rotina deste setor. Abaixo iremos de mostrar os principais aspectos: 

Documentação

É fundamental a separação e organização adequada das documentações para agilizar a rotina contábil. Essa prática pode facilitar muito o departamento de recursos humanos no momento de realizar alguma consulta. Pagamentos de fornecedores ou de clientes, por exemplo. 

Lista de tarefas 

Espalhar post-its e lembretes por computadores ou mesas de trabalho pode ser uma boa saída, mas uma melhor ainda é organizar as famosas listas de tarefas, isso porque elas podem ser acompanhadas com mais assertividade e facilidade. 

Além disso, uma dica fundamental é criar essa lista todas as manhãs, além de estipular um tempo médio para a realização de cada tarefa durante o dia. 

Agenda de reuniões 

Agendar reuniões também é uma ótima prática se organizadas corretamente para as rotinas de contabilidade. É indicado que elas sejam previamente agendadas em horários fixos para que funcionem de maneira assertiva. 

Desse modo, podemos dizer que manter uma rotina de contato com os seus clientes é uma forma de otimizar muitos processos e evitar retrabalhos.

Software de gestão 

Utilizar as tecnologias a favor dos trabalhos diários de um contador também é uma opção muito vantajosa para o setor, que tem cada vez mais softwares de automatização. 

Esse tipo de ferramenta permite que os processos fiquem padronizados, economizando tanto o tempo quanto esforço dos profissionais que realizam essas atividades, além de evitar erros humanos como acontece com frequência em trabalhos manuais. 

Capacitação profissional 

Por último, mas tão importante quanto, capacitar os profissionais constantemente é fundamental. E isso não é só um estratégia para manter os contadores por dentro das novidades tecnológicas, mas também como investimento na própria rotina contábil que sofre interferência direta das inovações 

Muita coisa né? Mas não para por aí! Existem muitos desafios no dia a dia de uma contabilidade e por isso, vamos te contar tudo sobre o assunto no próximo tópico. 

Quais são os principais desafios das rotinas de contabilidade? 

As rotinas de contabilidade exigem muitos processos e passar por todos eles sem que ocorra nenhum imprevisto é uma tarefa muito difícil. Entretanto, é possível prever alguns obstáculos e solucioná-los antes de que grandes problemas aconteçam. 

Sendo assim, ao planejar a rotina contábil é fundamental que o profissional consiga prever possíveis obstáculos, pois isso pode facilitar de enfrentar as adversidades sem que precise remanejar o que já havia sido planejado. 

Em primeiro momento, é preciso entender que um escritório contábil possui uma rotina para cada empresa contratante, ou seja, por mais que sejam organizadas as demandas do próprio escritório pode existir um cliente que exige mais atenção no processo. 

Por isso, manter sempre uma rotina equilibrada dentro de um escritório de contabilidade não é apenas uma obrigação, mas um desafio também. Isso porque existem muitas atribuições e afazeres que se não feitos, por exemplo, podem causar grandes prejuízos a uma empresa. 

Portanto, podemos concluir que o principal desafio de um escritório de contabilidade é manter sempre uma equipe de trabalho organizada, entrosada e alinhada com as demandas diárias. 

Como organizar as rotinas de contabilidade de uma empresa?

Depois de entender melhor tudo sobre uma boa rotina de contabilidade, separamos algumas dicas de como manter o dia a dia do setor contábil organizado mesmo com tantos processos e documentações. 

Confira o passo a passo logo abaixo: 

Passo 1: Realize a departamentalização 

Uma equipe de trabalho do setor contábil está acostumada com rotinas e demandas intensas, o que de certa forma, já é natural para os escritórios. Entretanto é necessário que exista uma divisão de tarefas. 

Para empresas de médio e grande porte essa prática já faz parte de seus processos, mas para os escritórios que estão começando é essencial que tenham noção do quão importante é a departamentalização. 

Essa prática pode facilitar a rotina e acabar com possíveis confusões da realização de tarefas diárias. Além de ser possível mensurar a produtividade e o desempenho dos colaboradores. 

Essa divisão pode ocorrer, por exemplo, da seguinte forma: 

• Contabilidade;
• RH;
• Fiscal;
• Arquivo;
• Financeiro

É muito provável que realizando a departamentalização dessa forma a sua empresa consiga atingir muito sucesso. 

Passo 2: Faça uma limpeza

Qualquer boa organização começa por uma limpeza. Em uma empresa isso não é diferente! 

É necessário descartar documentos que não podem mais ser utilizados, contas de energia pagas há mais de cinco anos, são exemplos disso. Após o processo de descarte, chegou o momento de categorizar. 

Ou seja, separar cada cliente por pastas individuais, sejam elas físicas ou digitalizadas. Além disso, vale separar também documentos que precisam ser arquivados ou trabalhos que ainda foram concluídos. 

Passo 3: Use calendários colaborativos 

Outro método que pode contribuir muito para as rotinas de contabilidade, é o uso de calendários. Neles, o contador pode organizar todas as atividades de um dia de trabalho e não correr o risco de deixar algo para trás. 

Sendo assim, o maior objetivo de organizar as demandas num calendário é garantir que todos os compromissos sejam cumpridos dentro dos prazos estabelecidos.

Uma dica que pode funcionar bem dentro da sua empresa, é deixar que os profissionais tenham autonomia para planejarem as próprias rotinas de acordo com cada departamento e o tipo de demanda. 

Passo 4: Adote o uso da tecnologia

A utilização de softwares para auxiliar no desenvolvimento de demandas tem sido cada vez mais presentes dentro das organizações, no setor contábil não seria diferente. 

Isso porque todos os processos que passam a ser automatizados exigem menos tempo da equipe de trabalho. Além disso, com um bom software de gestão é possível garantir menores erros em prazos, por exemplo. 

Por isso, ter ferramentas que auxiliam no desempenho da equipe pode contribuir muito para os resultados positivos da empresa e evitar possíveis dores de cabeça por erros bobos, mas que são comuns em rotinas intensas de trabalho. 

Modelo pronto: rotina mensal do escritório contábil (template)

Use como base e ajuste conforme a carteira:

1° semana 1 (início do mês)

• cobrar documentos pendentes da competência anterior;
• organizar e protocolar por cliente;
• iniciar escrituração fiscal e lançamentos.

2° semana

• avançar escrituração e conciliações;
• validar inconsistências e solicitar ajustes ao cliente;
• preparar apurações conforme regime.

3° semana

• concluir apurações e emissão de guias;
• preparar e enviar obrigações acessórias previstas no período;
• revisar entregas por checklist (conferente x executor).

4° semana

• concluir relatórios e demonstrações (quando contratados);
• registrar evidências de envio e protocolos;
• organizar pendências do mês seguinte e pontos de melhoria.

Veja também: rotinas do departamento financeiro

Como a QRPoint pode ajudar o contador?

Em muitos escritórios, o que mais consome tempo não é “a contabilidade em si”, e sim o retrabalho causado por falhas no Departamento Pessoal do cliente: eventos fora do prazo, admissões incompletas, informações desencontradas, ajustes de folha em cima da hora e pendências que estouram no fechamento do mês.

Com o BPO de Departamento Pessoal da QRPoint, o escritório ganha uma camada operacional dedicada para assumir e padronizar rotinas como:

• admissões, alterações contratuais e desligamentos;
• conferência e execução da folha, com rastreabilidade do que foi feito;
• organização de documentos e validação de dados antes de virar passivo;
• cumprimento de prazos e rotinas recorrentes que impactam diretamente o mês contábil.

Na prática, isso reduz gargalos e melhora a previsibilidade do seu fluxo, porque o DP deixa de ser uma “fonte de incêndio” e passa a ser um processo com responsável, método e cadência.

Se você quer diminuir pendências trabalhistas, evitar correções no último minuto e proteger seu time de retrabalho, vale conhecer o BPO de DP da QRPoint e entender como encaixar essa operação na sua carteira de clientes.