Sem dúvidas, o setor financeiro é uma das principais estratégias de uma empresa, afinal, quando mal planejado, pode levar uma empresa a fechar as portas. Então, as rotinas do setor financeiro, além de organizar o dinheiro, visa cumprir os objetivos da empresa.
De fato, existem diversos fatores que complementam as atividades do setor, como por exemplo:
- porte;
- atividades;
- planejamento;
- notas de contas a pagar e receber;
- entre outras.
Muitas pessoas não sabem, mas, anualmente, o SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), publica estudos sobre a mortalidade dos negócios de forma precoce.
Dessa forma, existem muitas empresas que fecham justamente por não planejar as rotinas do setor financeiro.
Pois bem, uma a cada quatro empresas chegam a falência antes de completar 2 anos no mercado, ou seja, a falta de uma boa gestão, entre outros fatores são as principais causas do fechamento das organizações.
Ou seja, não importa o tamanho da sua empresa, existem atividades que demandam dinheiro todos os dias na empresa.
Por isso, as organizações que querem alcançar o sucesso, devem ter atividades nas rotinas do setor financeiro, a fim de ter os melhores resultados.
Agora, nós vamos te contar tudo sobre as rotinas do setor financeiro. Caso você queira saber mais, continue a leitura deste artigo.
O que são as Rotinas do Setor Financeiro?
Antes de mais nada, é muito importante nós contextualizarmos o que são as rotinas do setor financeiro, certo?
Pois bem, as rotinas do setor financeiro são conjuntos de práticas que tem como objetivo gerenciar as atividades do setor de finanças.
Dessa forma, as rotinas do setor financeiro podem ser planejadas em curto, médio ou longo prazo.
Além disso, devem estar sempre em busca de fazer uma análise financeira da instituição, agindo de forma equilibrada para obter lucros.
Como funcionam as Rotinas do Setor Financeiro na prática?
Em primeiro lugar, quando falamos “na prática” é importante entender que cada organização possui a sua configuração, ou seja, a forma de se trabalhar. No entanto, existem algumas atividades principais, como vamos ver daqui a pouco.
Entretanto, podemos dizer que o setor financeiro da empresa pode se alinhar às estratégias dela, afinal, se trata de um departamento que controla as finanças da empresa e ajuda na tomada de decisões.
Com certeza, dividir o departamento financeiro para cada atividade é um diferencial para qualquer empresa, como por exemplo:
- tesouraria;
- contabilidade;
- controladoria;
- auditoria (na maioria das vezes é terceirizada).
Inclusive, no caso das micros, pequenas e médias empresas a divisão pode ser feita conforme vai aumentando a complexidade de tarefas, ou seja, no momento em que a empresa enxergar a necessidade.
Basicamente, as rotinas do setor financeiro em geral, exercem essas atividades:
Como dissemos anteriormente, a forma em que as empresas exercem suas atividades é muito variável. Mas, é muito importante ter uma rotina completa e organizada de atividades.
Portanto, se você quer alcançar o sucesso da sua empresa, faça um planejamento financeiro e alinhe-o com as estratégias e objetivos da sua organização.
Por que as Rotinas do Setor Financeiro são importantes para a organização?
Sem dúvidas, uma empresa que possui controle e uma boa gestão financeira, tem tomadas de decisões mais assertivas. Por outro lado, as empresas que não se preocupam em gerir as suas empresas financeiramente, fecham as portas.
No entanto, empresas que tem uma boa gestão financeira, vão além de organizar o dinheiro, pois mostram o quanto estão dispostas a enfrentar os desafios, pois possuem estratégias traçadas para que o sucesso seja alcançado.
Pois é, nada melhor do que ter um bom gerenciamento, pois nem só o sucesso, mas o objetivo da empresa no geral pode ser alcançado com as rotinas do setor financeiro bem organizadas.
Mas, para que a empresa tenha uma boa gestão financeira estratégica, é necessário que os colaboradores desse objetivo tenham algumas características, entenda:
- prevejam cenários;
- planejam ações;
- coloquem em prática todas as estratégias.
Dessa forma, é possível que a empresa tenha um crescimento sustentável. Além disso, ter as contas da organização em dia, pode ajudar a:
- reduzir os custos fixos;
- desenhar os possíveis cenários com custos variáveis;
- otimizar a produção ou atividade com o uso de softwares e tecnologias inteligentes;
- maximizar o faturamento mensal, semestral e anual.
Ademais, todos os processos financeiros da empresa devem ser analisados criteriosamente, afinal, é necessário levar um preço justo para o consumidor.
Manter a empresa organizada financeiramente é crucial para o seu funcionamento. Por isso, podemos dizer que o setor financeiro é o “coração da empresa”, pois se ele falha, toda a estrutura da organização é afetada.
Como estruturar as Rotinas do Setor Financeiro?
De fato, todas as organizações deveriam se preocupar com o setor financeiro, afinal, como vimos, ele é muito importante para o funcionamento da empresa.
Inclusive, não importa o porte da empresa, pois os boletos vão chegar, sendo ela pequena, média ou grande.
Então, é necessário que as organizações tenham responsabilidades não só com os colaboradores, mas também com os fornecedores, clientes e sócios.
Como dissemos anteriormente, o setor financeiro pode ser visto como um órgão e precisa do capital para se alimentar.
Com isso, o dinheiro que circula na empresa, precisa ter objetivos que façam sentido para as finalidades da empresa e, claro, a longo prazo.
No entanto, a estrutura das rotinas do setor financeiro varia de acordo com alguns fatores, tais como:
- porte da empresa;
- ramo de atividade;
- modelo de negócios;
- quantidade de operações.
Sem dúvidas, profissionais bem qualificados e uma estrutura bem alinhada são fatores necessários para o crescimento da empresa. Mas, quando isso não é uma preocupação, não há essa possibilidade.
Além disso, o setor financeiro precisa direcionar a empresa para um alinhamento saudável e também gerenciar todas as expectativas das organizações. E claro, fora o trivial, que são:
- pagamentos de impostos;
- fornecedores;
- despesas trabalhistas;
- compra de matéria-prima;
- entre outros.
Ademais, sabemos que o setor financeiro é uma área bem técnica e tudo precisa ser feito com muita precisão, por isso, o proprietário da empresa deve estabelecer metas e envolver softwares e tecnologias inteligentes para otimizar os processos financeiros.
Além de tudo, a estruturação das rotinas do setor financeiro também visa:
- aumentar os lucros;
- prevenir os prejuízos previsíveis;
- identificar e idealizar um plano de ação (para cenários negativos e positivos);
- entre outros.
Subdivisões do Departamento Financeiro
Como dissemos anteriormente, as rotinas do setor financeiro precisam ser divididas para que fiquem mais organizadas e também para que os objetivos sejam alcançados.
Então, resumidamente uma boa estrutura financeira baseia-se em:
Entretanto, é válido ressaltar que os profissionais devem ser altamente qualificados, ou seja, conhecer bem todas as tributações, leis e regimes estabelecidos. Além de, claro, saber gerenciar os colaboradores e práticas de contabilidade.
Então, para isso, é necessário ter:
Além de tudo, é imprescindível conhecer o mercado em que a sua empresa se encontra.
Afinal, o setor financeiro lida diretamente com dinheiro, ou seja, é necessário saber horários de bancos, prazos, entre outras informações, pois todas elas fazem parte de uma rotina financeira.
Outra atividade muito complexa do setor financeiro é o fluxo de caixa que, basicamente, é o controle de entrada e saída do dinheiro da organização.
Mas, por exemplo, as contas a pagar são muito previsíveis, por outro lado, as contas a receber dependem de vendas e faturamento que, consequentemente, dependem do engajamento e de outros departamentos para a entrada do capital.
Dessa forma, a empresa também pode optar por terceirizar os serviços financeiros, pois assim poderá deixar especialistas cuidando de processos importantes para o presente e futuro da empresa, enquanto a sua equipe foca em outras atividades que também são importantes.
Além disso, a contabilidade também pode ser terceirizada, pois ela jamais pode ser dispensada. Agora, na sua empresa também podem ter analistas, assistentes e auxiliares financeiros que possuem atividades diárias, exemplo:
- emissão e pagamentos e notas fiscais;
- análises do faturamento;
- balanço financeiro.
A estruturação do setor dá mais credibilidade para a empresa!
Afinal, quais são as atividades mais importantes das Rotinas do Setor Financeiro?
De fato, a precificação é quem vai definir se os objetivos da empresa foram alcançados, até porque, o preço irá trazer os resultados.
Por isso, é muito importante ter o departamento financeiro para fazer essa atividade, pois ele:
- identifica a quantidade de impostos;
- a margem de lucro;
- o percentual de retirada do empreendedor.
No entanto, não são todos os empreendedores que se atentam em realizar a definição do preço certo, se ele é competitivo, se vai conseguir cobrir todos os custos e despesas do empreendimento, entre outros.
Além disso, o planejamento e controle de receitas, despesas e investimentos são outros pontos que os empreendedores não dão tanta atenção. Mas, deveriam, pois são fatores cruciais para o crescimento do negócio.
Para obter resultados, é preciso mensurar. Ou seja, se não analisar os resultados financeiros é praticamente impossível atingir as metas.
Por isso, é necessário PLANEJAR, após a precificação, podemos dizer que a empresa pode utilizar outras rotinas do setor financeiro para alcançar seus resultados.
Agora, fique com as principais atividades das rotinas do setor financeiro!
Planejamento Financeiro
Em primeiro lugar, sem planejamento nenhum resultado pode ser alcançado como esperado, afinal, não dá nem para criar expectativas, é simplesmente “fazer por fazer”.
O planejamento financeiro de uma empresa, por sua vez, não é necessariamente pagar um tanto de números e colocar em um papel, pelo contrário, é basicamente alinhar objetivos e metas, colocar onde a empresa quer chegar, entre outros.
Por diversas vezes, o empreendedor ou empresário quer saber se vai ter dinheiro no final do mês para pagar todas as contas, mas mal ele sabe sobre os resultados da sua empresa.
Ou seja, existem empreendedores que nem sabem se sua empresa está expandindo ou apenas sobrevivendo. Dessa forma, apenas ter dinheiro no caixa, não é sinônimo de setor financeiro saudável.
Então, as retiradas mensais ou o “pró labore” do proprietário da empresa não se resume a lucro. E claro, também não significa que tudo o que “sobra” de uma empresa será destinado completamente para os sócios.
Por isso, é extremamente necessário que uma empresa tenha um planejamento financeiro, mais do que isso, um plano de ação para conter a margem de lucro e reinvestimento presente e futuro.
Além disso, a precificação, como dissemos anteriormente, está inclusa no planejamento financeiro.
Ademais, é muito importante definir os indicadores de desempenho, para que a empresa:
- monitore e revise seus números;
- orçamento;
- metas;
- despesas.
Controle Bancário
A princípio, o controle bancário tem como objetivo:
- centralizar os saldos das contas bancárias;
- controlar as atividades financeiras complexas;
- como por exemplo, o fluxo de caixa;
- entre outros.
No entanto, existem algumas empresas que fazem diversas transações bancárias no mesmo dia. Dessa forma, é importante ter softwares de gestão para saber se está tudo funcionando conforme o esperado.
Além disso, ter uma gestão automatizada facilita a verificação da previsão orçamentária.
Gestão de Contas e Pagamentos
Sem dúvidas, a maioria das pessoas acredita que as rotinas do setor financeiro só atribuem apenas uma atividade, sendo ela: contas a pagar e receber.
No entanto, quem trabalha com o setor financeiro sabe que não é bem por aí. Pois bem, as empresas possuem despesas muito complexas, que variam com a atividade econômica.
Inclusive, são necessários diversos impostos e títulos de fornecedores para que essa tarefa seja levada em consideração.
Afinal, não é apenas registrando todas as movimentações bancárias da sua empresa que vai ser possível alcançar o sucesso.
Dessa forma, é necessário que a empresa busque os responsáveis por controlar as atividades e honrar com todos os prazos e compromissos.
Além disso, caso a empresa tenha dívidas, esse setor é responsável por negociá-las da melhor forma possível.
Tesouraria
À primeira vista, a tesouraria tem como objetivo cuidar do fluxo de caixa e do planejamento de contas, ou seja, verificar se todas as informações estão alinhadas com o orçamento atual da empresa.
Com isso, o colaborador responsável pela tesouraria, precisa controlar os pagamentos e recebimentos diariamente.
Além disso, para que a sua empresa evite prejuízos a tesouraria da empresa necessita:
- estar alinhada com as contas e pagamentos;
- se alinhar com a contabilidade da organização.
Contabilidade da Empresa
Sem dúvidas, a contabilidade de uma empresa é uma das atividades mais importantes. Afinal, o setor precisa ter conhecimento sobre todos os impostos e tentar reduzir a carga tributária da empresa.
Ou seja, esse processo exige muita responsabilidade e transparência fiscal, pois ela:
- faz a consideração dos ativos e passivos patrimoniais;
- executa os cálculos dos pró labores;
- além de fazer o cálculo dos percentuais que os sócios precisam receber, de acordo com o contrato empresarial.
Então, é a partir das informações de contabilização dos gastos e receitas, que a contabilidade encontra a margem de lucro.
Inclusive, como já dissemos, essa atividade pode ser terceirizada. Afinal, mesmo que uma empresa de porte pequeno não tenha tantos processos, é muito importante ter pelo menos um contador.
Gestão de Impostos
Como você pode observar, a gestão de impostos é uma das atividades incluídas dentro da rotina de contabilidade.
No entanto, o gerenciamento dos impostos deve ser feito para transmitir as informações para a Receita Federal, garantindo as obrigações com o Estado.
Além disso, os responsáveis por essa atividade devem garantir os melhores regimes tributários para a empresa, considerando os seguintes fatores:
- modelo de negócios;
- atividades;
- objetivos empresariais.
Ademais, o responsável pela gestão de impostos também deve entender quais são as formas de reduzir os impostos e sempre buscar a otimização dos preços, de acordo com as variáveis da economia.
Gestão de Riscos
De fato, a gestão de risco é uma atividade muito importante dentro das rotinas do setor financeiro, pois, se for utilizada estrategicamente, é possível causar impactos positivos na qualidade tanto dos clientes quanto dos fornecedores.
Inclusive, a gestão de riscos de uma organização é extremamente importante para avaliar os cenários, pois é possível ter uma previsão, sendo eles negativos ou positivos.
Os riscos se relacionam a:
- prazos de entregas;
- qualidade do produto;
- crédito;
- câmbio;
- operações;
- entre outros.
Além disso, o objetivo principal da gestão de riscos é garantir a prevenção de problemas futuros, que possam afetar o crescimento da empresa.
Auditoria
A princípio, a auditoria de uma organização pode ser interna ou externa, além de poder executar as duas formas ao mesmo tempo.
O principal objetivo da auditoria é avaliar todas as contas da empresa, ou seja:
- revisar e analisar o orçamento;
- verificar o controle de gastos;
- impostos para verificar que a sua empresa segue as obrigações fiscais corretamente.
Geralmente, para as empresas de grande porte, a auditoria é feita como forma de mostrar para os sócios e gestores da empresa como estão as finanças da organização.
No entanto, as de pequeno e médio porte também utilizam a auditoria para ter relatórios internos e avaliar as finanças da empresa.
Além disso, a auditoria é uma prática obrigatória nas empresas de capital aberto e claro, elas servem para provar os números, seja de faturamento, balanço patrimonial, entre outros.
Faturamento
Por fim, uma das atividades principais das rotinas do setor financeiro é o faturamento.
Pois bem, o faturamento nada mais é a soma da quantidade de vendas ou prestação de serviços que a sua empresa fez em um determinado período, ou seja:
- diário;
- semanal;
- quinzenal;
- mensal;
- semestral;
- trimestral
- ou anual.
No entanto, essa atividade também pode ser realizada pelo setor de vendas, mas o setor financeiro sempre faz a avaliação dos valores de contrato ou de faturamento de vendas.
Portanto, o faturamento é uma atividade que tem como objetivo controlar os valores das notas fiscais de produtos e serviços.
Com todas essas informações, podemos dizer que as rotinas do setor financeiro garantem:
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Em primeiro lugar, a QRPoint não é uma empresa de controle de ponto? Então, como ela pode ajudar a minha empresa em relação ao setor financeiro?
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Por isso, ter um software nessas horas, é muito importante para uma boa gestão financeira.
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