Quando você pensa em Workflow, qual a primeira coisa que vem à cabeça? Uma iniciativa que necessita de muito esforço para a implantação mas que não possui muitos resultados? Eu te digo que não.
Essa estratégia é fundamental na gestão empresarial e quem a usa sabe muito bem que em meio ao cenário competitivo atual, o workflow é indispensável. Agora, você deve estar se perguntando o porquê, né?
Já te adianto que se o seu negócio precisa ser impulsionado para sair na frente das demais organizações e contar com maior eficiência e produtividade, você precisa estudar mais a fundo este método.
Por isso, se este é o caminho que você precisa para o seu negócio, acompanhe o artigo de hoje. Vamos te contar tudo o que precisa saber para colocar a estratégia workflow em prática com a maior assertividade possível. Confira:
- O que é Workflow?
- Quais os objetivos do Workflow?
- Como funciona o Workflow?
- Qual a importância do Workflow para as empresas?
- Quais são os principais benefícios do workflow?
- Como implantar o Workflow dentro de uma empresa?
- Quais são os exemplos de workflow dentro das empresas?
Vamos lá? Acompanhe até o final e conheça tudo sobre Workflow!
O que é Workflow?
O workflow nada mais é do que o método usado para a organização de fluxos de trabalho das empresas. Nele você pode dispor todas as práticas de uma determinada atividade na ordem correta e de forma automatizada.
Ou seja, essa estratégia permite que um colaborador crie um passo a passo que seja prático e eficiente na rotina de trabalho. Além disso, é fundamental saber que o método não é apenas uma troca na ordem das atividades.
Isso porque, embora aprendamos ao contrário na escola, aqui a ordem dos fatores podem alterar o resultado final. Por exemplo, você até consegue montar um aparelho eletrônico sem o manual, mas é muito provável que dê errado de primeira.
Desse modo, mesmo concluindo a montagem do aparelho, provavelmente você terá que refazer todo o trabalho para executá-lo da maneira correta. Isso também acontece nas práticas de determinadas atividades de uma empresa, e é por isso que o workflow existe.
Portanto, podemos dizer que o workflow é um método fundamental no andamento das rotinas de trabalho de uma organização, isso porque ele pode gerar fluxos de trabalho muito mais organizados e trazer inúmeras vantagens para um negócio.
Mas é claro que não podemos descartar a necessidade de realizar análises e estudos sobre como são as equipes de trabalho, as rotinas e os processos dentro da organização.
Bom, agora que você entende um pouco melhor sobre o Workflow, agora vamos te contar quais são os principais objetivos dele.
Quais os objetivos do Workflow?
Antes de mais nada, vale lembrar que a prática de workflow dentro das empresas pode ter diferentes razões. Existem empresas que preferem definir estes fluxos com o intuito de agilizar os processos, outras para facilitar a execução dos mesmos.
Existem também outros porquês de adotar o workflow nas organizações, veja só:
- Aprimorar a mensuração de desempenho;
- Melhorar a tomada de decisão das equipes;
- Otimizar a experiencia do usuario/cliente;
- Atender possíveis necessidades da gestão de riscos da empresa;
- Entre outros objetivos.
Por isso, seja qual for o objetivo deste método, ele é o responsável por melhorar a eficiência e a produtividade de todas as equipes de trabalho de uma determinada organização.
Entendido os objetivos, este é o momento de saber como Workflow funciona na prática. Vamos lá?
Como funciona o Workflow?
Bom, o workflow propõe às empresas que o adotam nada mais que: Organização. Dessa forma, o seu trabalho é organizar os processos para começar a executá-los, assim, ele tem a garantia que tudo correrá dentro da conformidade.
Ou seja, o método workflow antecipa os processos para diminuir as chances de erro e se precaver para qualquer imprevisto, que pode ocorrer em qualquer negócio.
Outro aspecto importante de ressaltar no workflow é a automatização. Existem ferramentas disponíveis no mercado que são capazes de facilitar os processos, sendo muito mais rápido e prático, além de garantir o funcionamento assertivo deste método.
Além disso, não podemos deixar de dizer que existem alguns tipos de workflow e que eles funcionam de acordo com cada fluxo de trabalho, veja a seguir:
AD HOC
Esse é o tipo mais fácil de workflow e vamos mostrar o porquê. No AD HOC, assim que houver a necessidade, todos os procedimentos podem ser alterados. Mesmo que o fluxo de trabalho já esteja ativo.
Ou seja, essa modalidade permite que aconteçam improvisos e por isso ela é indicada para atividades que normalmente são realizadas ou sozinho ou com grupos pequenos de trabalho.
Administrativo
Aqui, as rotinas de trabalho já são mais burocráticas, mas não possuem muitas complexidades. Desse modo, é possível contar com o workflow administrativo em atividades repetitivas e que precisam ser otimizadas.
Aqui, o uso das ferramentas de automatização pode ser a melhor solução.
Produtivo
Já o workflow produtivo constitui em realizar as atividades que se repetem na rotina de trabalho, como no administrativo. Entretanto, existe uma diferença entre eles.
Os fluxos do workflow produtivo são recomendados para execução de atividades que envolvem uma maior complexidade, ou seja, que exigem atenção e cuidado redobrados.
Aqui, a automatização de processo pode ser uma alternativa, mas para as atividades de alta escala, não sendo uma regra como é em administrativo.
Colaborativo
Como o próprio nome já diz, o workflow colaborativo é aquele que depende de demandas colaborativas. Por exemplo, atividades que necessitam da junção de duas ou mais equipes de trabalho para que os objetivos sejam alcançados da melhor forma possível.
Transacional
O método transacional é conhecido por unir mais de um tipo de atividade dentro da organização. Isso porque para o workflow fazer efeito na empresa, estas atividades precisam acontecer em conjunto.
Neste caso, os fluxos podem ou não ser automatizados, dependerá muito da intervenção humana que ocorrer em cada etapa de trabalho.
Bem fácil de entender como eles funcionam, né? Mas você pode ter dúvidas ainda sobre qual a importância deste método dentro de um negócio, veja o tópico a seguir que vamos falar sobre isso.
Qual a importância do Workflow para as empresas?
As empresas buscam se atualizar cada vez mais para facilitar os processos internos dentro delas. Por isso, atualmente a tecnologia tem sido fonte de inspiração para muitos negócios e isso inclui a prática de workflow.
Ter nas mãos a facilidade que as ferramentas de automatização trazem para as organizações é fundamental para garantir assertividade e melhores desempenhos na execução de todas as atividades de qualquer empresa.
Desse modo, a praticidade de ter plataformas que otimizem o tempo e a rotina de trabalho dos colaboradores é algo que vem ganhando espaço dentro das empresas. O workflow veio para mudar o olhar dos empresários e gestores em relação aos processos das organizações.
Mas sabe porque isso tem acontecido, porque muitos deles estão entendendo que o método pode automatizar os processos e ao mesmo tempo garantir que os colaboradores foquem em outros tipo de atividades que também são importantes para o negócio.
E não para por aí, esta é apenas uma das vantagens que o workflow oferece. Por isso, a seguir nós vamos te contar quais são os principais benefícios do método.
Quais são os principais benefícios do workflow?
Bom, se você chegou até aqui, muito provavelmente nós já te convencemos da importância do workflow dentro de uma organização, não é mesmo?
Entretanto, se restou alguma dúvida sobre isso, nós vamos te contar agora mesmo os cincos principais benefícios de incorporar o workflow em sua empresa, veja abaixo:
Eficiência
Com o workflow é possível aumentar a eficiência dos colaboradores e dos processos.
Como falamos anteriormente, além de organizar os fluxos de trabalho de uma empresa, ele também é capaz de garantir que as tarefas sejam realizadas de forma ágil, qualificada e assertiva, assim melhorando as entregas e resultados das organizações.
Comunicação
A falta de comunicação entre as equipes de trabalho ainda é um dos principais problemas das organizações, e o workflow pode ajudar até nisso.
A prática pode viabilizar e centralizar as informações em um só lugar, facilitando então a rotina de trabalho das equipes e de atividades que são realizadas em conjunto.
Além disso, se você precisar saber mais sobre Comunicação Interpessoal, leia o nosso conteúdo completo referente ao assunto.
Diminuição de erros
O workflow também é capaz de se adiantar aos possíveis erros que acontecem dentro das empresas. Isso porque com essa prática, é possível criar o passo a passo de cada fluxo de trabalho e se atentar às chances de erro.
Portanto, automatizar os processos garante que exista uma menor interferência humana e por isso, reduz também as falhas durante o processo.
Redução de custo
Diminuindo os erros é muito possível que haja uma diminuição dos desperdícios financeiros que um processo pode trazer se realizado de maneira equivocada.
Ou seja, quanto menor forem as falhas no processo, menor a necessidade de refazê-los. Além de economizar tempo, a empresa passa a economizar capital.
Otimização de tempo e demanda
Como citado acima, otimização de tempo é fundamental na rotina de qualquer empresa. Por isso é necessário avaliar e ordenar todas as atividades de forma assertiva, isso é workflow.
Além disso, o método também pode promover um controle maior sobre os gestores e acompanhar de perto o desempenho das equipes.
Como implantar o Workflow dentro de uma empresa?
Nessa altura do campeonato você já deve estar convencido que o seu negócio precisa do método workflow, acertei? Se sim, eu te convido a conhecer os passos de tudo o que você precisa para implantar esta atividade em seus processos.
Pois então veja como você pode realizar a implantação do workflow da melhor maneira possível dentro de seu negócio. Vamos te passar as melhores dicas, confira:
Analisar fluxos
Em primeiro lugar, você precisa analisar os processos da empresa. Por isso é fundamental reunir as equipes de trabalho e conferir como estão sendo feitas as demandas de cada área.
Aqui você já poderá notar alguns problemas de execução.
Definir time
Após realizar a análise dos fluxos, é preciso definir quem será o responsável de cada área a colaborar com a implantação do workflow.
Isso é necessário tanto para planejar com mais cautela os processos de trabalho quanto para certificar as equipes de trabalho que esta atividade está sendo realizada para facilitar a rotina de todos os colaboradores.
Levantar tarefas e colaboradores
Já nesta etapa é o momento de realizar o levantamento das tarefas de todas as pessoas envolvidas nos processos de cada setor.
Além disso, é necessário colocar no papel tudo o que foi analisado durante os processos anteriores, isso porque é fundamental entender o que precisa continuar em ação e o que pode ser eliminado.
Desenhar fluxos
Após os processos acima, é o momento de desenhar os fluxos de trabalho. Nada mais do que mapear as tarefas e os responsáveis por cada uma delas.
Em um fluxo de trabalho, por exemplo, deve constar todas as atividades, inclusive os desvios relacionados ao próprio processo.
Identificar ferramentas responsáveis
Este é o momento de escolher a melhor ferramenta para atender as demandas da empresa e otimizar o tempo dos funcionários.
Aqui é a chance que a empresa tem de averiguar a necessidade de uma ferramenta de otimização, além de traçar um plano de ação para a implementação da mesma.
Quais são os exemplos de workflow dentro das empresas?
Tudo o que falamos anteriormente parece um pouco complicado de colocar em prática, não é mesmo? Mas saiba que não é. Você pode definir os fluxos de trabalho de diversas áreas da sua empresa, e abaixo vamos te falar algumas, veja:
- Recrutamento e seleção de novos talentos;
- Compra e entrega de produtos para lojas online;
- Criação de email marketing.
- Entre outras diversas atividades.
Portanto, depois de toda a leitura sobre o assunto certamente você não vê a hora de trabalhar com o Workflow em seu negócio. Esse método otimiza o tempo de seus profissionais, proporcionando maior eficiência e produtividade na rotina de trabalho.
Como o QRPoint pode contribuir para a sua empresa?
Sabendo de todas as características e benefícios do workflow, o que você está esperando para implantá-lo em sua empresa? Dessa forma, você poderá avaliar como é a jornada de trabalho de seus profissionais e se existe alguma inconsistência no registro das mesmas.
Caso exista, você pode contar com a QRPoint! chegamos para garantir que sua empresa siga todas as normas da legislação, e para isso acontecer é necessário um sistema de controle de ponto com muita qualidade!
Dessa forma, garantimos que a equipe de RH da sua empresa trabalhará primordialmente na gestão de pessoas, pois cuidar do bem estar dos seus colaboradores faz toda diferença no desenvolvimento e produtividade da rotina de trabalho.
Isso só é possível porque a QRPoint cuida de todos os processos para você, oferecendo diversas vantagens aos seus colaboradores, como a possibilidade do controle de ponto online. Além disso, garantimos que tudo aconteça dentro do que a lei estabelece.
No entanto, somos um software de controle de ponto online que além de permitir o registro de ponto em qualquer localização, também colaboramos para que a sua empresa cumpra todas as responsabilidades trabalhistas.
É possível que em nosso sistema de controle de ponto sejam lançadas as informações sobre faltas, saldos negativos de horas trabalhadas, e até mesmo as horas extras de seus funcionários.
Ademais, você pode evitar que possíveis falhas humanas aconteçam no RH da sua empresa contratando os serviços de controle de ponto da QRPoint. Além de permitir que a gestão de pessoas do seu empreendimento cuide mais dos seus colaboradores.
Sendo assim, contrate a QRPoint como o sistema de controle de ponto online da sua empresa, e garanta a automatização dos processos com a melhor tecnologia de registro de ponto a cada atualização!
Como a QRPoint funciona?
Para dar início, nós fornecemos o registro rápido dos seus colaboradores no software de controle de ponto, reduzindo a dificuldade na hora de adotar o novo sistema.
Uma vez que tudo já estiver nos conformes, você vai poder aproveitar do app do gestor, um dos nossos maiores benefícios.
É através do aplicativo do gestor que você terá acesso a dashboards de indicadores, mostrando todos os colaboradores que estão dentro da organização trabalhando, além daqueles que estão de férias e muito mais!
Portanto, para garantir a estadia do colaborador dentro do local de trabalho, nós usamos os recursos de geolocalização para criar uma cerca digital que garante exatamente onde o ponto online ou o ponto offline está sendo registrado.
E pensando na segurança tanto do colaborador quanto do gestor, o controle de ponto é registrado através do reconhecimento biométrico do profissional. Nós também mantemos o banco de horas de todos os colaboradores, permitindo mudanças nele se necessário.
Entre em contato para tirar qualquer dúvida sobre o nosso sistema de controle de ponto com nossa equipe. Ficou interessado e quer os benefícios do QRPoint na sua empresa? Faça hoje mesmo um teste do controle de ponto gratuito e prove a facilidade de ter o cálculo de horas, adicionais e faltas feito automaticamente.
Não vai perder a oportunidade de automatizar a sua empresa com o melhor software de controle de ponto online, né? Saiba mais sobre o nosso controle de ponto em nosso site!
Você pode acompanhar mais conteúdos em nossas redes sociais: LinkedIn, Instagram e Facebook.
Tudo o que você perdeu sobre Rotinas de RH!
O desenvolvimento e a sustentabilidade de qualquer organização depende muito do empenho e preparo dos profissionais do setor de RH.
Isso porque são eles os responsáveis por garantir um bom alinhamento do capital humano e ações estratégicas de uma empresa.
Por isso, uma rotina de RH bem estruturada é fundamental para o trabalho de todas as equipes. Veja a seguir quais são as principais responsabilidades do setor:
- Garantir que a empresa esteja alinhada com a legislação trabalhista;
- Estabelece um controle assertivo tanto dos processos de admissão, demissão e benefícios, quanto folha de pagamentos, encargos sociais e relações com o sindicato.
- Garantir o pagamento em dia de todo e qualquer tipo de remuneração dos colaboradores, como férias, transporte, e salários, por exemplo;
- Cuidar da jornada de trabalho de todos os colaboradores;
- Organizar e manter em dia todos os documentos individuais de cada colaborador;
- Contribuir com ações estratégicas que visam o melhor desempenho das equipes, além de fomentar o cuidado com as pessoas da organização;
- Realizar a vigilância e garantir que todas as normas de higiene e segurança do trabalho estão em dia dentro da organização.
Dito isto, podemos dizer que todo o desempenho burocrático de responsabilidade do RH necessita de muita atenção e conhecimento técnico.
Isso porque, qualquer irregularidade dentro desse setor pode ter resultados não muito agradáveis para a organização. Eventuais causas trabalhistas e/ou prejuízos financeiros são exemplos disso.
Agora, se você precisa saber mais sobre o assunto, não deixe conferir o conteúdo completo sobre Rotinas de RH no site da QRPoint!
