Processo de Admissão: o que é, como fazer e documentos necessários!

O processo de admissão é a formalização do contrato de trabalho de um colaborador com uma organização. Ou seja, é a contratação de novos colaboradores para uma empresa. No entanto, sabemos que cada ano que passa, a competitividade organizacional para encontrar os melhores talentos, está maior. 

Dessa forma, ter um processo admissional bem estruturado torna-se muito significativo para que a sua empresa esteja sempre à frente no mercado de trabalho. Ainda assim, é fato que isto é um grande desafio, por isso, estamos aqui para ajudar você!

Neste artigo, falaremos sobre legislação, técnicas de contratação, erros mais comuns, vantagens e tudo o que você precisa saber sobre o Processo de Admissão. Ficou curioso? Olha só o que preparamos para você:

  • O que é Processo de Admissão?
  • Por que o Processo de Admissão é importante?
  • Quais são as etapas do Processo de Admissão de um funcionário?
  • Quanto tempo se estende o Processo de Admissão?
  • Quais são os documentos necessários para o Processo de Admissão?
  • Conheça os tipos de contratos para o Processo de Admissão!
  • O que diz a legislação sobre o Processo de Admissão?
  • O que mudou no Processo de Admissão com a Reforma Trabalhista?
  • Vantagens de fazer um Processo de Admissão bem estruturado
  • Como evitar erros ao fazer o Processo de Admissão?

Boa leitura!😊

O que é Processo de Admissão?

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Processo de Admissão

Antes de mais nada, a admissão é um termo utilizado para a formalização contratual entre a empresa e o novo funcionário para a prestação de serviços, tanto para pessoa física, quanto para jurídica. 

No entanto, a legislação possui diversas regras e normas a serem cumpridas nesse processo, estabelecendo os deveres das organizações e de seus colaboradores. Mas, o que é o processo de admissão? 

Pois bem, o processo de admissão começa muito antes da contratação, ou seja, ele inicia na busca por novos talentos, processo de recrutamento e seleção, a escolha do candidato ideal para a empresa e ainda passa por muitas outras etapas. 

Além disso, o processo de admissão continua após a contratação, como por exemplo, com a integração dos colaboradores novos. Agora que você já entendeu o que se caracteriza como a estruturação admissional, saiba qual é a sua importância para as organizações. 

Por que o Processo de Admissão é importante?

De fato, a escolha dos melhores talentos para as empresas é fundamental para o desenvolvimento organizacional e, sem dúvida, os resultados se tornam mais significativos.

No entanto, o processo também é o momento de mostrar que a sua empresa condiz com tudo o que foi falado no processo de recrutamento e seleção, ou seja, é o primeiro contato do colaborador com as expectativas que ele criou sobre a empresa. 

Por isso, é muito importante alinhar os valores organizacionais com os valores pessoais dos candidatos, assim evita surpresas negativas e frustrações.  Nas empresas, é muito importante que os colaboradores tenham o sentimento de pertencimento. 

Sendo assim, o processo de onboarding se faz importante, já que ele é a integração dos novos funcionários, assim, o responsável por essa etapa poderá dar a melhor experiência aos novos colaboradores. 

Quais são as etapas do Processo de Admissão de um funcionário?

Sem dúvida, o processo de admissão possui diversas etapas. Em primeiro lugar, você precisa entender que uma admissão é um custo muito grande para a empresa, então, é primordial ter uma boa estrutura.

Quando o processo é bem elaborado, as empresas conseguem reunir os melhores talentos para representar a sua marca. Pensando nisso, separamos as principais etapas de um processo de admissão para ajudar você. Vamos lá?

Recrutamento e Seleção

Em primeiro lugar, temos o processo de recrutamento e seleção, o mais criterioso para a busca e o encontro de talentos ideias para fazer parte de uma empresa. Quando esse processo é feito de forma assertiva, a sua empresa consegue poupar tempo e dinheiro. Normalmente, nesse processo se realizam algumas atividades:

  • anúncio da vaga nos canais de comunicação;
  • triagem dos currículos; 
  • entrevistas;
  • envio de propostas;
  • entre outros. 

Aprovação dos Candidatos

Após todos os testes, dinâmicas e processos para a contratação do candidato, é necessário fazer a aprovação. Agora é o momento de enviar a data da entrega de documentos e as próximas etapas para o início de uma nova jornada na vida do profissional. 

No entanto, é muito importante dar feedbacks aos candidatos que não foram escolhidos, além de demonstrar transparência e preocupação, você estará dando a oportunidade de a pessoa melhorar cada vez mais. 

Envio de Proposta para os candidatos aprovados

A empresa aprovou, mas será que o candidato está disposto a embarcar nesta experiência? Neste momento, é muito importante que todas as informações sobre salários, benefícios, direitos e rotinas de trabalho sejam faladas ao profissional em potencial. 

Afinal, pode ser que o candidato ainda trabalhe em outra empresa e essa fase é muito importante para que ele tome a melhor decisão para a sua realidade atual. 

Envio e verificação de documentos

Para que o processo de admissão seja viabilizado e conduzido da melhor forma, existem alguns documentos essenciais a serem entregues. Daqui a pouco iremos te mostrar quais são os principais documentos para esta etapa. 

No entanto, é muito importante que o RH facilite todo o processo, para que ele fique cada vez menos burocrático, como por exemplo, atualmente existem ferramentas que auxiliam na entrega de documentos online. 

Dessa forma, você evita que o profissional tenha que se deslocar do seu atual emprego ou da sua casa apenas para entregar os documentos. Além disso, gasta menos tempo e papel, o que contribui para a sustentabilidade. 

Ficha Cadastral e preenchimento da CTPS

A princípio, é muito importante que as empresas tenham uma ficha de registro para colocar todas as informações enviadas pelo colaborador na etapa de “envio de documentos”.

Nesse sentido, existem algumas informações padronizadas, tais como:

  • salário base;
  • cargo;
  • data de admissão;
  • nível de escolaridade;
  • estado civil;
  • jornada de trabalho;
  • dependentes;
  • entre outros. 

De acordo com a legislação, caso o colaborador apresente a Carteira de Trabalho física, a empresa terá 48 horas para fazer a verificação e devolução ao colaborador. Veja o que o Artigo 29 da CLT diz na íntegra:

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)”.

Além disso, na carteira de trabalho devem ser colocadas as seguintes informações:

  • Informações do empregador;
  • Cargo;
  • CBO;
  • Localização do colaborador nos livros da empresa;
  • Data de admissão;
  • Remuneração;
  • Condições especiais.

Cadastrar a admissão no eSocial

Nos dias atuais, para enviar as informações ao eSocial é o dia útil anterior a data que o colaborador começa a exercer suas atividades. Para realizar o registro preliminar, basta enviar algumas informações, tais como:

  • CNPJ/CPF do empregador;
  • CPF do colaborador;
  • data de nascimento do empregado;
  • data de admissão do funcionário. 

Com isso, o sistema oferece mais 7 dias para entregar os outros documentos. A partir do item 3.1 do Manual do eSocial, é possível obter mais informações. 

Exame Admissional

À primeira vista, uma das etapas mais importantes do processo de admissão, é o exame médico admissional, exigido pelo PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional). 

Nesse sentido, o colaborador é avaliado para saber se ele está apto para exercer as atividades na empresa em que foi contratado. 

Preparação da Infraestrutura

A princípio, o setor de recursos humanos precisa disponibilizar todos os equipamentos que os colaboradores precisam para realizar suas funções, incluindo uniformes e equipamentos de proteção individual. 

Além disso, é muito importante que o colaborador seja apresentado ao serviço ou produto que é comercializado pela empresa, assim ele poderá desenvolver melhor suas funções, de forma estratégica. 

Integração do colaborador com a equipe

Nesta etapa, os líderes precisam apresentar os novos funcionários a toda equipe e garantir que a primeira experiência seja incrível. Se o colaborador conseguir se adaptar de forma rápida, isso significa que o seu clima organizacional está em alta. 

Além disso, é extremamente importante para a melhora da cultura organizacional, pois é neste momento que o colaborador fica cada vez mais próximo e alinhado com a missão, visão e valores da organização. 

Ademais, esse processo de integração, também é conhecido como onboarding e ele pode gerar muitos benefícios para a sua empresa, entenda:

  • Definição mais assertiva dos objetivos do novo profissional;
  • Integração com a equipe e com diferentes áreas da organização;
  • Retenção de talentos;
  • Redução de turnover ou nível de rotatividade;
  • Promoção de capacitação logo no período inicial; 
  • entre outros.

Quanto tempo se estende o Processo de Admissão?

A princípio, o processo de admissão é um pouco mais demorado, principalmente se for mais criterioso (o que é importante). Com isso, podemos dizer que dura no mínimo 2 semanas e pode levar mais de 1 mês para se concretizar

Afinal, precisamos entender que o processo se inicia na busca de novos talentos e ainda precisa passar por todas as principais etapas anteriores. 

Quais são os documentos necessários para o Processo de Admissão?

Você lembra quando falamos do Envio e Verificação de Documentos? Pois bem, esta é uma das etapas mais importantes para o processo de admissão. Por isso, separamos os principais documentos a serem entregues pelos colaboradores. Dessa forma, sua empresa já pode ficar mais preparada para solicitá-los:

  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CLT) — original e uma cópia;
  • Registro profissional;
  • Cópia do RG;
  • Cópia do CPF;
  • Foto 3×4;
  • PIS ou NIS; 
  • Título de eleitor com os comprovantes das três últimas eleições;
  • Certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
  • Comprovante de residência;
  • Certidão de nascimento ou de casamento;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • Cópia de certidão de nascimento ou RG de filhos de até 21 anos;
  • Também, a cópia do CPF de dependentes maiores de 12 anos;
  • Cartão de vacinação dos filhos com menos de sete anos e comprovante de frequência escolar dos filhos com uma idade superior a essa (no caso de salário-família);
  • CNH (se a atividade demandar o uso de veículos);
  • Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade.

Além disso, nesse processo a empresa precisa entregar o documento de abertura de conta, para que o colaborador possa receber o seu tão esperado salário. 

Conheça os tipos de contratos para o Processo de Admissão!

Sem dúvida, antes de formalizar um contrato de trabalho, é necessário entender quais dos tipos serão aplicados. Vamos conhecer os tipos de contrato de trabalho? 

Contrato por Tempo Indeterminado

Esse contrato é o mais comum quando se trata de uma contratação celetista. No caso, o empregado terá que passar por um período de experiência com um prazo de 90 dias e, após isso, a validade do contrato se torna indeterminada. 

Contrato de Experiência

Como dissemos anteriormente, este contrato dura 90 dias, sendo renovado com 45 dias em um período igual. Então, após esse período a empresa dirá se o colaborador está apto para continuar com as atividades na empresa. 

Contrato Temporário

Neste cenário, o prazo de contratação já é pré-estabelecido, ou seja, não é um modelo de contrato permanente.

Trabalho Autônomo

Em primeiro lugar, o trabalhador autônomo não possui nenhum vínculo empregatício com a empresa, ou seja, ele não é celetista. Nesse sentido, para que ele preste serviços a empresa, é necessário ser através de um CNPJ. Além disso, o contrato de prestação de serviços pode ser de forma contínua ou não. 

Contrato de Estágio 

A princípio, o contrato de estágio é para formalizar a contratação de um estudante dentro da empresa. Para este modelo de contratação, existe uma série de requisitos que precisam ser cumpridos e, por isso, é muito importante se atentar às regras. 

Além disso, esse contrato é conhecido como “termo de compromisso” e deve ser autorizado tanto pelo estagiário e empresa, quanto pela instituição de ensino. 

Menor Aprendiz

O contrato para menor aprendiz é muito semelhante com a de um contrato CLT, só que temporário. Afinal, ele também fornece direitos trabalhistas como 13.º salário, férias e recolhimento do FGTS. 

No entanto, ele é válido para profissionais de 14 a 24 anos e seu prazo pode se estender até 4 anos. 

O que diz a legislação sobre o Processo de Admissão?

Em primeiro lugar, é necessário fazer o registro de admissão no Ministério do Trabalho, de acordo com a legislação trabalhista. O prazo são 5 dias úteis. Você poderá ver o que a legislação diz na íntegra, no Artigo 41 da CLT:

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”.

O que mudou no Processo de Admissão com a Reforma Trabalhista?

A partir da criação da lei 13.429/17 da Reforma Trabalhista, alguns regimes de admissão passaram a ser aceitos, tais como:

  • contratações em regime de produtividade;
  • trabalho intermitente;
  • em regime de trabalho autônomo;
  • trabalho em home office. 

Além disso, a lei também permitiu contratações em regime parcial que, por sua vez, não teve modificações mesmo com medidas provisórias, ou seja, com duração que não exceda jornada de 30 horas semanais (sem direito a horas extras) ou 26 horas semanais, possibilitando 6 horas extras na semana. 

Ademais, uma outra mudança significativa foi o aumento da multa caso o empregador não registre o funcionário no prazo correto. Para empresas pequenas e médias o valor é de R$ 800,00 e para organizações de grande porte, a multa é de R$ 3.000,00. 

Vantagens de fazer um Processo de Admissão bem estruturado

Pois bem, caso o seu processo de admissão aconteça de forma assertiva e organizada, você terá bons resultados na sua empresa. Conheça os principais benefícios:

Redução de Custos

Sem dúvida, o primeiro passo é que você reduzirá custos. O processo de admissão gera muitos custos e feito de forma errada pode trazer prejuízos financeiros para a sua organização. 

Diminuição com processos trabalhistas

Se você obedecer todas as regras da legislação trabalhista, não terá problemas com processos. 

Redução do Turnover (Índice de Rotatividade) 

A contratação assertiva gera um sentimento de pertencimento no colaborador sobre a empresa e, com os objetivos alinhados, é muito provável que o funcionário permaneça na empresa por mais tempo. 

Como evitar erros ao fazer o Processo de Admissão?

De fato, é muito importante ser eficiente no processo de admissão, por isso, nós separamos os principais erros dessa etapa para que você não cometa na sua empresa. Vamos lá?

Esquecer etapas importantes: em primeiro lugar, não pule etapas. Lembre-se que o atraso com prazos ou esquecimento de registro, pode gerar multas e deixar o processo ainda mais burocrático. 

Descumprir prazos: é muito importante se atentar aos prazos, como por exemplo, o da carteira de trabalho, que deve ser devolvida para o colaborador em até 48 horas. 

Não documentar informações: pois bem, para que você tenha um processo de admissão tranquilo, anote sempre em um local reserva todas as informações do colaborador. Afinal, ele pode perder os documentos e você precisa de provas, caso haja a necessidade de apresentar. 

Não ter uma boa comunicação com o candidato: na verdade, ninguém gosta de processos burocráticos, não é verdade? Por isso, seja muito assertivo na sua comunicação e não tente enrolar o potencial trabalhador. Afinal, com tanta demora, o futuro profissional poderá demonstrar falta de interesse. Além disso, pode conseguir um outro emprego.  

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