Saiba como ter uma gestão inteligente na sua organização

A gestão inteligente tem cumprido um papel importante dentro das organizações, trazendo praticidade ao dia a dia ao criar um ambiente completamente integrado, que favorece o acesso facilitado e intuitivo a todas as funções através da internet.

Isso tem ajudado as empresas a melhorar a comunicação entre os departamentos devido à centralização de dados e à facilidade de trocas de informação em tempo real.

Para além disso, a gestão inteligente de pessoas traz como característica a automatização de processos burocráticos, o que poupa tempo tanto para o RH quanto para todas as outras equipes beneficiadas, deixando os profissionais livres para exercer funções mais estratégicas e de maior impacto dentro da empresa.

Portanto, fazer uma gestão inteligente do tempo se tornou um ponto decisivo de influência na competitividade da organização, sendo responsável por transformar completamente a forma como as empresas têm feito a gestão de pessoas.

Essas mudanças têm tido um impacto considerável na produtividade dos colaboradores, pois, como mostra o estudo da universidade de Warwick, uma gestão inteligente, que gera felicidade nos profissionais, os deixa mais produtivos.

Portanto, pensando em ajudar a sua empresa alcançar todos os benefícios do RH tecnológico, nós do QRPoint fizemos esse artigo para que você saiba como ter uma gestão inteligente na sua organização e possa otimizar os processos da sua empresa. Acompanhe!

O que é gestão inteligente?

Gestão inteligente é um conjunto de estratégias utilizadas pela organização, visando deixar as equipes prontas para as novas transformações tecnológicas que tem acontecido no mundo, buscando sempre desfrutar delas para ganhar diferenciais lucrativos.

Sendo assim, o uso de um sistema de gestão inteligente é o futuro do RH, que aqui cumpre o papel de dar um alicerce seguro e baseado em dados conclusivos para que os líderes da empresa tomem decisões certeiras com agilidade.

Portanto, a gestão inteligente de equipes externas se baseia na construção de processos eficazes e com alta eficiência de otimização de procedimentos do RH, para aumentar a produtividade dos times e contribuir para a lucratividade e saúde financeira da empresa.

Para fazer isso, a organização precisa ressignificar o papel do setor de RH dentro da empresa. Aqui, um RH estratégico, que se preocupa menos em gerir processos burocráticos repetitivos e mais em fazer uma gestão de pessoas eficiente, se faz necessário.

Sabendo disso, entenda melhor a seguir os motivos para fazer uma gestão inteligente na sua empresa:

Por que fazer uma gestão inteligente?

É preciso fazer uma gestão inteligente porque, nos dias atuais, o mundo dos negócios tem contado com alta volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade e diante de todos esses fatores cabe à administração da empresa mantê-la estável.

Esses fatores, unidos, são conhecidos como VUCA e tem forte influência sobre todas as empresas, sejam elas pequenas, de médio ou grande porte. Portanto, são eles que definem o contexto no qual surge a gestão inteligente.

Veja mais a seguir sobre cada componente do termo VUCA:

Volatilidade

A primeira letra da sigla corresponde a volatility, que se traduz em volatilidade. Tal volatilidade diz respeito à tendência dos tempos modernos de mudanças ocorrendo de forma constante e acelerada.

Sendo assim, essas mudanças ocorrem nos mais diversos sentidos. Primeiramente, com o surgimento de novas tecnologias trazidas, por exemplo, pelas HR Techs, que estão sempre se renovando e reinventando as práticas comuns do RH.

Entretanto, essa volatilidade também atinge as opiniões do público sobre as empresas e serviços juntamente as suas preferências e as tendências que variam constantemente.

Incerteza

Todo esse cenário de mudanças ocorrendo deforma tão rápida acaba gerando o ponto da uncertainty: incertezas constantes para as empresas em relação ao próprio futuro e ao futuro do mercado.

Com isso, a visão da organização a respeito das consequências das ações que estão sendo tomadas no momento, assim como quais deverão ser tomadas no futuro pode ficar turva.

Isso traz à gestão inteligente significado, pois as soluções aplicadas hoje em dia não serão eficientes no futuro, o que traz para as organizações a necessidade de reinventar-se.

Complexidade

A junção desses fatores se alia a mais um agravante: a complexity, que diz respeito às complexidades das relações.

Tal complexidade surge de como as relações empresariais, pessoais e profissionais têm estado conectadas através de um sistema de conectividade e interdependência.

Com isso, utilizar formas tradicionais para gestão de risco não abarca todas as variáveis desse sistema, tornando impossível calcular os resultados de ações isoladas, sendo necessário vê-las numa relação de teia.

Ambiguidade

Por último, nós temos a ambiguity que diz respeito à interpretação e análise dos mais variados e complexos contextos aos quais a organização é submetida, onde nada é muito claro e fatos concretos se tornam raridade.

Sendo assim, transformações disruptivas ocorrem e exigem soluções completamente novas, pois nenhuma experiência anterior dentro do histórico da empresa corresponde ao novo cenário insurgente.

Esse contexto, entretanto, dá abertura a diversas interpretações, igualmente válidas, e é exatamente aí que uma gestão de pessoas inteligente pode se beneficiar da presença estratégica do RH na tomada de decisões.

E todos esses fatores presentes no VUCA não atingem apenas o mercado, mas também o comportamento dos clientes, seus gostos e suas tendências a longo prazo.

Dessa forma, exigindo uma postura renovada das empresas para que tenha boas reações mediante às transformações, com excelência, gestão inteligente e decisões consistentes.

Conhecendo esses fatores, entenda agora as vantagens que uma gestão inteligente traz para dentro da sua empresa:

Quais as vantagens da gestão inteligente?

As vantagens da gestão inteligente são a garantia de resultados melhores para o mercado industrial a partir da conectividade e flexibilidade, resultando no aumento da produtividade e consequentemente da competitividade da organização.

Para além dos efeitos gerais que podem ser reparados, por exemplo, num negócio seja c2c, b2c ou b2b, gestão inteligente também traz diversos outros benefícios que você pode ver listados abaixo:

Fortalecimento da cultura empresarial

A primeira vantagem específica aqui listada é como a gestão inteligente é capaz de aprimorar e ajudar a estabelecer a cultura organizacional da empresa.

Isso ocorre porque os objetivos organizacionais são deixados claros, as metas são expostas a todos e a integração entre as áreas favorece o alinhamento de todos os colaboradores para buscarem os mesmos propósitos.

Isso fortalece a empresa por dentro, melhorando seus resultados porque todos dentro dela começam a trabalhar de forma sincronizada. Além disso, o gestor ganha controle suficiente para implantar novas práticas, como a cultura de trabalho remoto.

Otimização do tempo

O tempo é otimizado a partir de diversas práticas que reduzem a quantidade de tempo gasto com tarefas ou até mesmo anulam completamente a necessidade de que algum colaborador tenha que estar executando-as. Um exemplo é a automatização com o controle de ponto online como o QRPoint.

Como consequência disso, a produtividade também aumenta, pois os colaboradores dão muito mais atenção às questões que precisam realmente de mentes pensantes trabalhando por trás delas.

Isso também reflete na gestão de tempo trabalhado ocasionando jornadas de trabalho diferenciadas, onde o profissional pode passar menos tempo trabalhando e produzir mais!

Automatização de processos repetitivos

A utilização de ferramentas para automatizar processos repetitivas é capaz de ajudar tanto o RH quanto o restante da empresa. O ponto digital é capaz, por exemplo, de aumentar a produtividade.

O setor de RH é um dos principais beneficiados com a gestão inteligente por ser uma área que lida constantemente com processos burocráticos, entretanto ele não precisa ser o único a se dar bem com isso.

Toda automatização gera uma economia de tempo que, por fim, se reverte em diminuição de gastos e aumento da taxa de lucro. Esse é um dos principais papéis da gestão inteligente.

Aumento do controle sobre o setor financeiro

O uso das HR Techs tem se tornado cada vez mais comum dentro da parte financeira das empresas, o que facilita e melhora o controle que a organização tem sobre toda entrada e saída de capital.

O uso de softwares, como o QRPoint de controle de ponto online, pode ajudar a economizar. Além disso, a tendência estratégica do setor melhora a capacidade de avaliar onde os investimentos devem ser feitos e quais áreas precisam de cortes de gastos.

Afinal, o local onde os gestores mais querem observar os resultados da gestão inteligente é na hora de fazer o planejamento financeiro.

Aumento da competitividade da organização

Uma empresa que entende bem o conceito que nós tratamos acima de VUCA e as formas de como lidar com cada um daqueles pontos, fazendo uma gestão inteligente, aumenta consideravelmente sua competitividade.

Isso começa por ser resiliente frente a períodos de grande volatilidade, onde muitas mudanças são necessárias e o processo de adaptação é árduo. Consequentemente, outro papel da gestão inteligente é favorecer a flexibilidade para lidar com as incertezas resultantes das mudanças de cenário.

Sendo assim, um dos principais desafios para o aumento da competitividade da empresa fica por conta da necessidade de conhecimentos multidisciplinares para encarar problemas tão complexos quanto os que a atualidade propõe. (por exemplo a gestão de idosos no meio de uma crise pandêmica)

Integração de dados

Aqui, a centralização de dados em um sistema faz com que todas as equipes da empresa sejam capazes de acessar as informações necessárias em um só local. Softwares como o QRPoint, integrados com ERPs, são ótimos para isso!

Esse efeito, juntamente ao armazenamento automático, faz com que diferentes profissionais não precisem inserir a mesma informação duas vezes, por estarem usando o mesmo software.

Consequentemente, esse processo e possibilita ao gestor que todas as informações sejam disponibilizadas de forma imediata, reduzindo drasticamente a possibilidade de erros e problemas de execução, como no envio de arquivos, por exemplo.

Melhoria da imagem geral da empresa

Diversas áreas são beneficiadas com a adição de HR Techs, o que auxilia a imagem da empresa tanto externamente quanto internamente. Usar a gestão inteligente para diminuir da rotatividade é uma forma de melhorar a forma como a organização é vista pelos profissionais.

Essa prática tem como consequência um endomarketing positivo para a organização, ajudando a reter talentos dentro da empresa e mantendo ela atrativa para que novos profissionais bem qualificados a procurem.

Uma empresa que faz um bom controle da jornada de trabalho, por exemplo, atrai muito mais olhares do que uma conhecida por não o fazer.

Mais segurança para as informações

Um dos principais recursos utilizados ultimamente pelas organizações é a gestão inteligente nas nuvens, onde os dados são todos armazenados na nuvem, o que facilita o acesso e aumenta a segurança.

Para além disso, as empresas atualmente não só usam esse recurso por conveniência, mas também porque há uma forte exigência crescente da necessidade de tratar informações com segurança, tanto da parte dos clientes quanto dos profissionais internos e externos.

Essa necessidade cresceu mais ainda com a criação da LGPD para proteger os dados dos cidadãos brasileiros. Portanto, a segurança de dados é motivo de muita atenção por parte das empresas!

Organização mais eficiente dos processos internos

O uso da tecnologia favorece muito a organização de todos os processos do dia a dia da empresa, facilitando o alinhamento através, por exemplo, de encontros virtuais. Gestão inteligente vai muito além de fazer um controle de ponto por exceção, susceptível a erros.

O processo do controle de ponto dos colaboradores, continuando com esse exemplo, deve ser feito de modo ágil, porém sem deixar brechas para fraudes ou erros de execução.

A adoção de um software de controle de ponto alternativo como o QRPoint auxilia o gestor a ter todas as informações necessárias organizadas e seguras, mantendo os processos internos rápidos e bem organizados.

Uma ótima ferramenta usada como exemplo aqui foi o sistema do QRPoint. Softwares como ele são necessários para uma gestão inteligente, veja abaixo o porquê:

O que são ferramentas de gestão inteligente?

Ferramentas de gestão inteligente são softwares que permite uma gerência integrada capaz de organizar todas as demandas da empresa em um só lugar.

É através desse uso de ferramentas que a empresa pode automatizar o preenchimento de planilhas, facilitar à geração de relatórios, fazer um planejamento de atividades de fácil acesso e compreensão.

Essa integração das funções auxilia os profissionais a não se perder em suas demandas diárias, favorecendo a comunicação no ambiente de trabalho, o que é capaz de mitigar ou até mesmo anular os erros cometidos.

Portanto, as ferramentas de gestão integrada são uma forma de utilizar da maneira mais eficiente possível os recursos disponíveis para a empresa naquele dado momento. Ademais, isso é feito levando sempre em consideração a otimização do tempo.

Assim, podemos concluir que ter sistemas de gerenciamento, como o QRPoint, por exemplo, dentro da sua empresa pode ajudar a reduzir os custos e alinhar o ritmo dos processos e atividades diárias.

Sabendo de todas as vantagens do uso dessas ferramentas e tendo entendido bem o que elas são, veja abaixo o passo a passo para conseguir uma gestão inteligente dentro da sua empresa:

Como fazer uma gestão inteligente?

Para fazer uma gestão inteligente é necessário fazer um planejamento junto à alta gestão da empresa visando aprimorar a gestão de pessoas através do uso da tecnologia.

Para isso é necessário buscar automatizar processos, aprimorar o tratamento dos dados, treinar e dar autonomia aos colaboradores, além de manter a cultura organizacional firme e atualizada.

Confira abaixo um passo a passo de como fazer uma gestão inteligente:

1. Alinhe de forma nítida os objetivos da organização

O primeiro passo é pensar com precisão quais são as metas que a empresa tem ao implantar um planejamento de gestão inteligente.

Tudo deve ser feito com um objetivo, portanto saiba bem exatamente o que você quer buscar e o que você quer alcançar dentro da sua organização.

A próxima parte é traçar um caminho até a linha de chegada. Uma boa gestão de desempenho começa na hora de traçar estratégias.

2. Comece a integração tecnológica através do uso de ERPs

É necessário pensar em como organizar todo o aparato de softwares na hora de planejar implementar múltiplos recursos tecnológicos dentro da sua empresa.

Os ERPs são sistemas feitos exatamente para centralizar todos os softwares de RH da organização em um só lugar, facilitando o controle e mantendo todas as informações próximas.

3. Para além dos ERPs, aproveite também os recursos de um CRM

Aliado ao uso de ERPs, o CRM é um sistema que ajuda a traçar o comportamento, vontades e hábitos do seu consumidor, permitindo que sua empresa busque uma melhor relação com ele.

Com a ajuda de um CRM você será capaz de compreender melhor cada consumidor e seu local no funil de vendas da sua empresa. Os recursos de Big Data contribuem bastante para traçar esse perfil comportamental.

4. Invista em processos que deem autonomia aos seus colaboradores

O uso da tecnologia no RH pode aprimorar o desempenho da sua empresa, inclusive ao dar aos profissionais a possibilidade de se especializar em novos procedimentos.

Portanto, investir no desenvolvimento de equipes de líderes, capazes de motivas os outros profissionais a assumirem mais autonomia em suas respectivas áreas será muito bom para lidar com os aprendizados tecnológicos.

5. A partir disso, forma uma cultura de tomada de decisões baseada em dados

Com a utilização dos recursos tecnológicos providos pelas HR Techs, é possível traçar planejamentos mais precisos, entretanto isso vai exigir uma boa análise dos dados recebidos.

Assim, é preciso criar uma cultura de tomada de decisões feitas em cima de uma análise aprofundada dos dados coletados tanto dos colaboradores quanto dos clientes.

6. Procure soluções para fazer uma de gestão de documentos eficiente e com o uso de nuvem

Para controlar melhor todos os dados da empresa e integrar os setores e as informações que recebem, um armazenamento feito em nuvem é ideal.

Diminuir erros na hora de lidar com documentos e informações importantes é essencial. Assim, o uso de nuvens se mostra eficaz devido à centralização que permite fácil acesso, mitigando achismos e dúvidas.

7. Comece a dar oportunidades aos colaboradores de se mostrarem capazes

Uma parte importante de todo esse processo com certeza é o ato de delegar na gestão de pessoas. É preciso que os gestores saibam quando dar aos profissionais uma oportunidade de fazer mais.

Cobranças não são exatamente motivadoras, porém dar novos desafios aos colaboradores pode ser uma forma ótima de fazê-los melhorar ainda mais a produção individual, sem necessariamente inserir novas cobranças de forma abrupta em seu trabalho.

8. Para medir o desempenho dos profissionais, utilize o diálogo e feedbacks constantes

Para isso é uma boa ideia inclusive contratar psicólogos para a gestão de pessoas da sua empresa, afinal, a criação de uma cultura de feedback é capaz de trazer muitos benefícios para a empresa.

O feedback deixa os colaboradores focados, sabendo exatamente qual caminho seguir. Além disso, força os gestores da empresa a estarem atentos aos profissionais e conhecer bem todos os pontos fortes e fracos de cada indivíduo das suas equipes.

9. Com a ajuda de HR Techs, faça constantes avaliações comportamentais

Entretanto, apenas a avaliação e feedback dos gestores não é o suficiente para conhecer a fundo todas as características e tendências dos seus colaboradores.

Assim, utilizar uma HR Tech especializada em avaliação dos profissionais e do clima organizacional, a alta gestão da empresa é capaz de ter plena consciência de tudo que acontece dentro da empresa, ajudando a decidir quando implementar uma gamificação, por exemplo.

10. Por fim, busque métodos para usar a assinatura eletrônica de documentos

Ao aplicar esse processo, a gestão feita de forma arcaica, com muito papel e arquivos por todos os lados dá espaço a um controle limpo e organizado dos documentos.

Agora que você sabe como implantar uma gestão inteligente na sua empresa, veja uma dica que separamos para você:

Dica Bônus: conte com o QRPoint!

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